Как оформить командировочное удостоверение

Миграционное право 12 мая, 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировочное удостоверение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Правила оформления командировочного удостоверения

2. Командировочное удостоверение 2018

3. Заполнение командировочного удостоверения

4. Правила изменения и отмены командировочного удостоверения

5. Командировочное удостоверение – что это такое

6. Нюансы оформления командировочного удостоверения

7. Кто ставит отметки в командировочном удостоверении

8. Образец заполнения унифицированной формы Т-10

9. Какой документ заменяет командировочное удостоверение в 2018 году

10. Командировочное удостоверение. Бланк 2019 года по форме Т-10

11. Заполнение командировочного удостоверения по форме Т-10

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Несмотря на отмену командировочных удостоверений (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595), многие продолжают его оформлять. Однако нередко на практике возникают ситуации, когда сотрудник добирается до места назначения на личном транспорте, а проживает у родственников, знакомых, в арендованной квартире. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в редакции от 29.12.2014, предписывает в таких случаях указывать фактический срок командировки в служебной записке.

Степень доверия к таким документам аудиторов, налоговых и других контролирующих органов существенно выше. Бумага с отметками организаций, в которые направляют сотрудников, повышает степень эффективности внутреннего контроля и снижает налоговые риски в части документального подтверждения расходов, а также положительно влияет на выражение мнения аудиторов при определении последними достоверности бухгалтерской отчетности.

Правила оформления командировочного удостоверения

Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.

Первая часть лицевой стороны бланка включает:

номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
дата, когда издан документ.

Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:

Ф. И. О.;
табельный порядковый номер личного дела;
занимаемая должность;
место прохождения служебного задания;
цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
сроки поездки.

На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).

Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:

Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
целевое назначение поездки;
длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.

Лицевая сторона листа заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).

Командировочное удостоверение 2018

Теперь возникает вопрос: как подтвердить факт служебной поездки конкретного работника после того, как отменили применение командировочного удостоверения.

Отмена данного документа была связана со следующими веяниями:

упрощение системы бухгалтерского учёта. Отмена данного документа позволила бухгалтерам несколько уменьшить документооборот;
предоставление предприятиям большей самостоятельности в части ведения бухгалтерского учёта и разработки своих форм некоторых документов.

Подтвердить нахождение сотрудника в служебной поездке теперь можно проездными документами до пункта назначения и обратно. В этом качестве могут применяться:

билеты на поезд;
билеты на электричку;
билеты на самолёт;
билеты на другой вид транспорта.

Заполнение командировочного удостоверения

Заполнить документ можно от руки, а можно на компьютере. Если заполнение происходит вручную, то:

не должно быть помарок, ошибок и зачёркиваний. Если допущена ошибка, то нужно взять новый бланк. Они не подлежат строгому учёту, поэтому это можно сделать безболезненно для делопроизводства;
допускается использование любой ручки, но чернила должны быть синие или чёрные;
все сведения должны быть актуальными и достоверными.

Вне зависимости от того, как происходит заполнение, необходимо указать:

название предприятия. Можно указать в сокращённой форме, с указанием организационно-правовой формы. Например, ООО «Ромашка»;
код ОКПО – взять нужно из регистрационных документов;
порядковый номер;
дату заполнения.

Потом вносятся сведения о самом работнике:

полное ФИО;
табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве;
структурное подразделение или отдел, к которому он относится;
должность.

Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер). Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

После того, как будет заполнена лицевая сторона бланка, нужно приступить к заполнению обратной. Здесь нужно указать сведения обо всех городах и предприятиях, в которых побывал командированный сотрудник во время служебной поездки. Указать нужно:

город нахождения;
название фирмы;
дату прибытия и выбытия;
должность ответственного лица;
его подпись.

Первую запись делает ответственный сотрудник от работодателя. Он ставит:

город нахождения фирмы;
название, как на лицевой стороне;
дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
свою должность, подпись и расшифровку.

Командировочное удостоверение предъявляется везде и во всех фирмах, в которых командированный должен оказаться по служебной необходимости. Каждая запись заверяется «живой» печатью фирмы.

Последнюю запись делает опять работодатель, так как работник прибывает к нему в фирму. Ответственный работник также отмечает:

город нахождения фирмы;
название, как на лицевой стороне;
дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
свою должность, подпись и расшифровку.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов передается в бухгалтерию предприятия.

В пакет документов, который нужно после передать после приезда в родную организацию, входит:

приказ руководителя предприятия о командировке;
все чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты. Они должны быть правильно оформлены.

На их основании бухгалтер делает подробный расчет произведенных затрат. При необходимости он возмещает командированному потраченные сверх выданной ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Бланк командировочного удостоверения, если оно используется на предприятии, не является бланком строгой отчётности. Но так как это документы делопроизводства, его необходимо учитывать. Для этого на предприятии должен быть специальный журнал, в котором вписываются все выданные и полученные назад командировочные удостоверения.

Так как применение командировочного удостоверения теперь не является обязательным, принимающие командированного организации могут оказать поставить на обратной стороне штамп о прибытии и выбытии. Это не будет являться нарушением. Своё присутствие в том или ином населённом пункте работник сможет подтвердить следующими документами:

проездными;
чеками, квитанциями за бензин;
платёжными документами за гостиницу;
договором о найме жилого помещениями;
штампами в заграничном паспорте;
служебной запиской;
иными документами.

Если на предприятии принято решение использовать командировочное удостоверение, и это решение закреплено в соответствующих локальных документах, то вместе также оформляются:

служебное задание. Согласно новым правилам, форма этого документа разрабатывается на усмотрение администрации работодателя. Его используют довольно часто для того, чтобы командированный точно знал, какие задачи он должен выполнить во время поездки;
отчет по проделанной работе. Если командированный не получил на руки служебное задание (на усмотрение администрации), ему следует составить этот документ. В нём ему необходимо точно описать, что именно он сделал во время служебной поездки;
авансовый отчет по унифицированной форме АО1. Здесь командированный, вернувшись из поездки, расписывает все расходы, которые он понёс. Каждая статья должна быть подтверждена документами. Они будут приложением к отчёту;
счета и квитанции, договор найма – это документы, подтверждающие расходы на жильё;
билеты, страховые полиса и т. д. – документы, подтверждающие транспортные расходы командированного. Сюда же относятся посадочные талоны, квитанции за белье и т. д.;
прочие документы, Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи;
служебная записка, составленная работником по возвращению, с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта;
служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствуют подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.

Правила изменения и отмены командировочного удостоверения

Так как командировочное удостоверение выписывается на основании приказа, то и все изменения прежде всего должны быть внесены в приказ. Далее, в зависимости от ситуации, может быть либо выписано новое удостоверение, либо исправлено старое.

Изменения в приказ о командировании могут быть внесены другим, новым приказом, где будет указано, какие слова следует читать по-новому.

Исправления в удостоверение вносятся путём зачёркивания неверных сведений и дописывания новых с обязательным совершением «заверительной» надписи – «Исправленному с … на … верить». Надпись заверяется подписью должностного лица и печатью организации.

Отменить командировку можно только издав специальный приказ. Оформленное же удостоверение подлежит уничтожению.

Приказ об отмене командировки составляется в произвольной форме

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Командировочное удостоверение – что это такое

В российской трудовой практике командировочное удостоверение – это документ, основное назначение которого предполагает подтверждение фактических сроков направления работников в служебную командировку. Данный документ оформляется на специфическом бланке, в нем указываются реквизиты работодателя, установочные данные сотрудника, сведения о дате и целях командировки. Командировочное удостоверение обычно заверяется печатью фирмы и является юридически значимым документом, который может подтвердить срок командировки.

Зачем же нужно командировочное удостоверение и подтверждение сроков, в течение которых сотрудник находился в командировке, работодателю и сотруднику? В первую очередь это связано с особенностями налогообложения командировок и компенсационных расходов на их проведение, ведь с них не требуется отчисления НДФЛ и страховых сборов. При отсутствии командировочного удостоверения ранее все затраты работодателя на командировку должны были оплачиваться как расходы на оплату труда.

Нюансы оформления командировочного удостоверения

Каждая фирма сама вправе принимать решение об оформлении командировочных удостоверений для своих сотрудников. Если по каким-то причинам в командировочном удостоверении отсутствуют отметки о прибытии-убытии, командировочные расходы можно подтвердить косвенными документами.

Если сотрудник командирован к физическому лицу или в отдельное подразделение, у него может не быть возможности оформить командировочное удостоверение.

По мнению специалистов Минфина России, расходы в командировке можно подтверждать косвенными документами, к которым относятся:

приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку;
служебное задание и отчет о его выполнении;
проездные документы, свидетельствующие о прибытии и отъезде из пункта назначения;
счет из гостиницы, подтверждающий период проживания.

В случаях, когда оформление командировочного удостоверения по месту назначения не может быть оформлено, лучше позаботиться о локальном правовом акте, устанавливающем направление сотрудника в командировку, основанием будет служить приказ. Не лишним в таком случае будет локальный правовой акт, устанавливающий порядок направления работника в командировку на основании приказа.

Если фирмой утвержден порядок, позволяющий ограничиваться оформлением приказа на командировку, суточные выплачивают на его основании, а другие командировочные расходы компенсируют на основании документов о проезде и найме жилья.

Если перечисленные документы отсутствуют, отнести суточные на расходы нельзя. Командировочное же удостоверение подтвердит время пребывания сотрудника в командировке – дату приезда и дату выезда из пункта назначения.

Кто ставит отметки в командировочном удостоверении

Основное внимание работодатель обращает на оборотную сторону документа. По ней видно, где и когда сотрудник находился во время поездки. Первую подпись и печать ставит работодатель с отметкой о выбытии.

По прибытию в место назначения, командируемое лицо обращается за отметкой о прибытии в кадровую службу организации, в канцелярию, либо к секретарю, в зависимости от того, на кого возложены соответствующие обязанности. Когда задание выполнено, проставляется отметка о выбытии.

Если организаций, которые необходимо посетить, несколько, и они находятся в разных населенных пунктах, отметка о прибытии и выбытии ставится в каждом из них. Если в организации или ИП не предусмотрена печать, достаточно подписи и расшифровки уполномоченного лица.

Бывает, что по каким-то причинам отметку поставить некому. В этом случае подтверждением будут служить другие документы:

приказ или распоряжение о направлении в командировку;
служебное задание и отчетом о его выполнении;
проездные документы с указанием даты прибытия в место назначения и выбытия из него;
счет гостиницы с указанием периода проживания.

Образец заполнения унифицированной формы Т-10

Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:

номер удостоверения, дата составления;
ФИО работника, подразделение, должность;
место командировки;
цель командировки сотрудника;
длительность командировки без учета пути;
реквизиты паспорта;
подпись руководителя.

На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:

выбыл/прибыл в;
число и подпись ответственного лица с указанием должности.

Какой документ заменяет командировочное удостоверение в 2018 году

Основной целью ф. Т-10 было подтверждение срока пребывания работника в поездке. Поскольку документ официально отменен, как теперь определять период командировки? Для ответа обратимся к Постановлению № 749. Согласно п. 4 датой отъезда специалиста считается день выезда от работодателя, а датой приезда – день возвращения по месту работы. Сутки считаются включительно по 24 часа.

Фактически подтверждением пребывания являются документы на проезд, то есть билеты. Если же работник передвигается на личном транспорте или служебном, подтверждением будет служебная записка с приложением маршрутного или путевого листа, чеков, квитанций, счетов и др. Если документации на проезд по каким-либо причинам нет, в качестве подтверждения используются документы на жилье. А при отсутствии последних – служебная записка или аналогичная форма.

Командировочное удостоверение. Бланк 2019 года по форме Т-10

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Заполнение командировочного удостоверения по форме Т-10

Каждая организация, отправляющая своего сотрудника в командировку, должна оформить данный факт документально.

На работника оформляется служебное задание и заполняется командировочное удостоверение форма Т-10, на основании которого командированному работнику передаются соответствующие полномочия и подтверждается факт его пребывания в нужном месте посредством проставления отметок на оборотной стороне документа. Скачать бланк унифицированной формы Т-10, а также образец заполнения командировочного удостоверения можно в конце статьи.

Оформление командировочного удостоверения по форме Т-10 происходит на основании приказа на командировку, подписывается руководителем предприятия и передается на руки человеку, которого отправляют в командировку. Скачать образец оформления приказа на примере формы Т-9 можно в этой статье. Затем делается запись в специальном журнале о работниках, убывших в командировку, где указывается время отъезда и прибытия.

По прибытию из поездки работник должен сдать оформленное соответствующим образом удостоверение, а также заполненный авансовый отчет о потраченных суммах (скачать образец отчета АО-1).
Все командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации в журнале, образец которого можно скачать здесь.
Как заполнить командировочное удостоверение?