Авансовые отчеты и поддельные чеки. Как не попасть на штрафы от ФНС?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовые отчеты и поддельные чеки. Как не попасть на штрафы от ФНС?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.
Ошибки заполнения авансового отчета
Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:
- дату составления;
- структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
- Ф.И.О. полностью;
- табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
- должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
- назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).
Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары (работы, услуги), передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально. Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, – причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам.
Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.
Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер — бланк и образец».
Был чек, а стала бумажка
Хочу поделиться с коллегами опытом решения проблемы, связанной с ПОДОТЧЕТНИКАМИ. Сразу скажу, что метод, придуманный нами, уже выдержал выездную налоговую проверку.
Итак, ситуация складывалась следующим образом.
Наша организация через подотчетных лиц закупала запасные части, расходные материалы и прочие товары, необходимые для производственной деятельности.
Причем большинство покупок делалось в розничной сети и за наличный расчет.
Соответственно к авансовому отчету наши работники, делавшие покупки, прилагали кассовый чек со всеми необходимыми реквизитами. Кроме того, если в чеках нет расшифровки, на что именно потрачены деньги, то прилагался еще и товарный чек.
Отчеты утверждались руководством и передавались ко мне в бухгалтерию.
Я их подшивала в папочку и убирала на хранение. То есть делали мы все строго по правилам. Однако недавно мне потребовались сведения по одному из авансовых отчетов.
И каково же было мое удивление, когда, открыв папку, я обнаружила, что некоторые кассовые ЧЕКИ ВЫЦВЕЛИ!
Получалось, что к авансовым отчетам мы подшили не оправдательные документы, а белые листочки бумаги. И это произошло всего за один год. А ведь авансовые отчеты по правилам бухгалтерского учета положено хранить в течение пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Выходило, что если к нам вдруг нагрянет проверка, то подтвердить правильность оформления операций с подотчетниками мы не сможем. И мы оказывались без вины виноватыми.
Пришлось искать выход из сложившейся ситуации.
Требования к оформлению БСО
Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО. На что должен обратить внимание бухгалтер?
Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).
Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:
- перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
- услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Обратите внимание на наличие оттиска печати в БСО индивидуального предпринимателя. Правда, выше говорилось о том, что предприниматель применять печать не обязан. Но ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму, в силу которой предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию подтверждает Письмо Минфина России от 2 марта 2009 г. N 03-01-15/2-69.
Образец товарного чека без кассового аппарата
Стандартизация товарного чека не проводилась, поэтому в перечень унифицированных форм бухгалтерских документов, этот бланк не включен, что дает право налогоплательщикам самостоятельно утверждать приемлемую форму ТЧ, при условии, что самостоятельно разработанная форма товарного чека без кассового будет содержать все ключевые положения, обусловленные Федеральным законом от 06.12.2011 №402-ФЗ, а точнее те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона).
В «Порядке учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей», утвержденном приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 13.08.02 г., сказано, что при совершении хозяйственной операции к документу на отпуск товара (в том числе – товарному чеку) необходимо приложить документ, подтверждающий факт оплаты. И такая трактовка, действительно, может быть истолкована таким образом, что только товарного чека недостаточно, и отчитывающееся лицо должно приложить кассовый чек.
Требования к чекам ККМ с 2022 года
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
А в пункте 1 ст. 252 НК РФ сказано, что документы должны быть оформлены с учетом требований законодательства РФ.
Поэтому при покупке материалов у ИП, находящегося на спецрежиме в виде ЕНВД, за наличный расчет через подотчетное лицо без кассового чека, оформленного с применением онлайн-кассы в установленном порядке (в том числе содержащего обязательные реквизиты кассового чека), риск исключения затрат из налоговых расходов велик, особенно если предъявленный продавцом чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного учетного документа.
* * *
Расходы по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца материалов (ИП, уплачивающего ЕНВД), оформленные не с помощью онлайн-кассы, могут быть квалифицированы как затраты, не имеющие надлежащего документального подтверждения.
[1] «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Для некоторых видов деятельности, например для платежных агентов и ломбардов, предусмотрены дополнительные реквизиты, например:
-
Ломбарды, пункты приема лома и другие организации, которые принимают товар и отдают за него деньги, указывают в чеке признак расхода и возврат расхода.
-
При продаже маркированного товара, в чеке должен отражаться признак маркировки в виде буквы [М].
-
Платежные агенты, т.е. организации, работающие по агентскому договору и принимающие платежы от физических лиц в пользу третьих лиц, указывают признак агента.
Если расчеты происходят между двумя организациями, двумя ИП или организацией и ИП, в электронных чеках необходимо указать название компании-покупателя (или ФИО ИП) и ИНН покупателя.
Все реквизиты, содержащиеся на бумажном кассовом чеке, должны быть четкими и легко читаемыми как минимум полгода со дня их выдачи.
Бланк строгой отчетности – это фискальный документ, который по значимости равен кассовому чеку. К нему предъявляются такие же требования, как и чеку ККТ.
О проставлении печати на этом виде чека в законодательстве ничего не сказано. Этот документ не имеет унифицированной формы, поэтому должен включать данные, приведенные в п.2 ст.9 ФЗ №129, печать в этом пункте не значится.
Следовательно, чек без печати может быть принят к учету.
Но, нормативные правила обязывают организации применять в своей деятельности печать, поэтому некоторые юристы придерживаются мнения, что на чеках, выданных юридическим лицом, печать должна присутствовать.
Для ИП же требования о наличии печати не предусмотрено, поэтому и на выданных им документах она необязательна.
Хотя, для самого предпринимателя оттиск печати – это гарантия того, что в случае возврата товара или возникновении другой спорной ситуации, будет уверенность, что товар приобретен у него.
Онлайн-кассы для ИП на ЕНВД и ПСН: отсрочка до 2021 года не прошла
Таким образом, речь идет об отсрочке онлайн-касс для ИП практически во всех сферах малого бизнеса. Цель — поддержать предпринимателей, дать им время подготовиться: и к работе по новому порядку, и к расходам на технику.
К тому же поэтапное введение онлайн-касс позволяет избежать очередей на поставку и дефицита техники. В 2021 году более 1,5 млн предпринимателей поставили онлайн-кассы в срок и без задержек.
- чинят одежду, обувь и ювелирные изделия,
- занимаются репетиторством или уходом за больными,
- оказывают парикмахерские, косметические или клининговые услуги,
- содержат химчистку, прачечную или фотоателье,
- изготавливают ключи и металлическую галантерею,
- ремонтируют бытовую технику, транспорт, компьютеры, радиоэлектронную аппаратуры, мебель, жилье,
- оказывают ветеринарные, ритуальные, автотранспортные, монтажные, сварочные и прочие производственные услуги,
- сдают в аренду недвижимость,
- изготавливают изделия народных промыслов.
Оправдательные документы
Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).
В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Форма N АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг, но и факт их получения (потребления, оказания).
В рассматриваемом случае сам факт оплаты подотчетное лицо подтвердило (приложило к авансовому отчету чек ККТ), но им не подтвержден факт покупки бензина (нет документов, из которых следует, что приобретен именно бензин, а не какой-либо иной товар). Поэтому, считаем, что такой авансовый отчет не должен быть принят бухгалтером. Соответственно, у бухгалтера не возникает оснований для списания с подотчетного лица сумм дебиторской задолженности по ранее выданным ему подотчетным суммам.
Дополняем авансовый отчет товарным чеком
Еще один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам — использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Товарный чек можно сделать приложением к АО, если он подтверждает факт заключения договора и факт совершения платежа (ст. 493 ГК РФ, письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653, от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).
Для товарного чека законодательно не утверждена какая-либо форма, но есть требования к реквизитам. Он должен содержать:
- порядковый номер, дату составления;
- название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
- ИНН поставщика;
- перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
- сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
- должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.
Если какого-то из реквизитов нет, возможны претензии налоговиков к расходам. Поэтому просите подотчетника тщательно проверять выдаваемый ему документ. Как правило, товарный чек содержит полную делализацию оплаченных ТМЦ, значит, дополнять его накладной не требуется.
Про последние изменения в законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» читайте .
Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?
Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.
Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).
Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.
Товарный чек без кассового чека действителен в 2021
Независимо от того, был ли утерян кассовый чек или продавец не выдал его, потому что освобожден от применения ККТ, товарный чек может подтвердить расходы на приобретение товаров, если в таком чеке содержатся все обязательные реквизиты.
Продажа товаров за наличный расчет обычно подтверждается выдачей покупателю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость). А потому составление одновременно с кассовым чеком товарного чека не требуется. А если кассовый чек не выдан или утерян? Действителен ли товарный чек без кассового чека?
Рекомендуем прочесть: Что нельзя в россии до 21 года
Авансовый отчет товарный чек без кассового чека 2021
Но если в чеке покупки не расшифровываются, то не обойтись.Для того чтобы провести авансовый отчет нужны документы кассовый чек и копия чека обязательно или товарный чекпечать на товарном чеке с реквизитами.
Оправдательными документами для составления авансового отчета при.Чеков, контрольных лент и фискальных отчетов, не соответствующих техническим требованиям к контрольнокассовой технике или отпечатанных в нефискальном.Вопрос чек кассового аппарата, в налоговой, является полноценным оправдательным документом в комплекте с товарным чеком для.Возник с одной коллегой небольшой спор по поводу чеков, которые можно списывать в расходы как для налога на прибыль. В соответствии со статьей 9 Федерального закона 129ФЗ О бухгалтерском учете далее.Если Zотчет за день совершения покупки уже снят, то порядок действий. Фискальный чек это проведенная операция через кассу, а нефискальный это просто бумажка.Подотчетному лицу обычно не составляет проблемы приложить к авансовому отчету кассовый чек. Один возможный сценарий обоснования расходов по отчетным средствам использование товарного чека в качестве документа, дополняющего авансовый отчет. Принес чек об уплате, но на нем написано, что платил другой человек и в.Обязательно ли в кассовом чеке с ФП должен быть указан ЭКЛЗ? Все что вы отразите в авансовом отчете нужно провести.
Требования к документам, подтверждающим подотчетные расходы
Организация вправе учесть подотчетные расходы при наличии авансового отчета работника, к которому должны быть приложены документы, оформленные надлежащим образом.
Если расчеты были произведены с применением ККТ, оправдательные документы должны быть сформированы в соответствии с положениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», (далее – Закон № 54-ФЗ) (письмо Минфина России от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298).
Если расходы подтверждены чеком ККТ, то он должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ. К ним относятся, в частности:
- наименование документа;
- порядковый номер за смену;
- дата, время и место осуществления расчета;
- ИНН организации – пользователя ККТ;
- применяемая при расчете система налогообложения;
- наименование товаров, работ, услуг;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- фискальный признак документа.
Эти реквизиты являются обязательными как для кассового чека, так и бланка строгой отчетности.
Когда документы, которые приложили к авансовому отчету, оформлены с нарушениями, например, не содержат обязательных реквизитов, то расходы по такому авансовому отчету нельзя учесть по налогу на прибыль.
Поскольку в таком случае Минфин не считает эти расходы документально подтвержденными (письма Минфина России от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Новые требования к кассовым чекам
Отсюда можно сделать вывод, что подотчетное лицо при оплате товаров, работ, услуг от имени работодателя должно предъявлять доверенность, а в кассовом чеке должны быть указаны наименование и ИНН организации (ИП). В данном случае позиция контролирующих органов полностью соответствует нормам п. 6.1 ст. 4.7 Закона о ККТ.
Во-первых, это риски, связанные с подтверждением расходов. Если у организаций, уплачивающих налог на прибыль и применяющих метод начисления, есть возможность подтвердить учитываемые для целей налогообложения расходы другими документами (договором, накладными, актами выполненных работ (оказанных услуг)), при этом факт оплаты для учета этих расходов им не важен, то например, для «упрощенцев», применяющих объект налогообложения «доходы минус расходы», факт оплаты является определяющим для учета расходов.