Как правильно написать ответ на деловое письмо.
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать ответ на деловое письмо.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Гражданское законодательство не обязывает получателя предложения хоть как-то на него реагировать. Ответ имеет место лишь в тех случаях, когда организация действительно заинтересована в сотрудничестве. Здесь существует два варианта развития событий: предложение принимается как есть, в первозданном виде, либо имеют место какие-либо замечания, корректировки по условиям сделки. В любом случае придётся дать обратную связь.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:
- Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
- Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
- Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.
Что недопустимо при составлении письма
✕ Шаблонные формулировки и обращения.
✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.
✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.
✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.
✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.
✕ Перегруженность текста ненужной информацией.
Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.
Что такое коммерческое предложение?
Коммерческое предложение — это деловое письмо клиентам с рекламой продукта.
- «Холодное» коммерческое предложение используется для массовой рассылки новым клиентам.
- «Горячее» КП предназначено для тех, с кем уже был контакт по телефону, электронной почте или вживую.
Для чего компании пишут КП?
- презентуют новый или обновленный продукт (во втором случае — с демонстрацией улучшений);
- информируют об акциях, распродажах, индивидуальных предложениях. Отличительная черта такого КП — ограничения по сроку действия или количеству продукта;
- благодарят за предыдущую покупку, просят о фидбеке и ненавязчиво предлагают другой продукт. Клиент уже знаком с работой компании, и его легче подтолкнуть к новой сделке;
- приглашают на презентацию компании или ее продукта.
Как отвечать на приглашения к сотрудничеству? / Вопросы подписчиков
Наша организация практически каждый день получает письма-приглашения к сотрудничеству. Как написать ответ на такое письмо?
Безусловно, не на все подобные приглашения следует незамедлительная реакция. Но в ряде случаев необходимость составления письма-ответа диктуется нормами официально-делового общения или/и профессиональными интересами.
Письмо-приглашение к сотрудничеству позитивно по своей сути, поэтому ответ на него, даже если в нем содержится отказ, должен быть максимально корректным и обязательно содержать (пусть небольшую) благодарственную или комплиментарную часть.
Особое внимание следует уделять письмам-отказам. Подобные письма не составляются в адрес предложений, совершенно не коррелирующих с направлением деятельности и профессиональными интересами коллектива компании-получателя письма. И здесь работает закон разумной экономии рабочего времени и вовсе не нарушаются нормы делового этикета. Мы прекрасно понимаем, что нередко рассылка подобных писем приобретает характер “массового охвата” и не всегда ориентируется на конкретные потребности получателя.
Совершенно другая ситуация с письмами-приглашениями к сотрудничеству, отправленными в адрес вашей организации постоянными или потенциальными партнерами. В этих случаях ответные письма, в том числе и письма-отказы пишутся обязательно. Это касается также и солидных компаний, с которыми мы вовсе не планируем взаимодействовать.
Имидж подобных организаций не позволяет им заниматься непродуманной рассылкой указанных писем, а это означает, что мы принадлежим не к случайным адресатам и нам обязательно нужно написать ответ.
В письме-отказе, помимо благодарственной и комплиментарной частей, должно содержаться краткое описание причины отказа от предлагаемого сотрудничества. Формулировка причины может быть представлена самыми общими фразами:
…в связи с утвержденным на 2010-ой год бюджетом; …по причине предстоящих структурных изменений в компании;…в связи с инфраструктурными преобразованиями; … поскольку в настоящее время данная деятельность осуществляется на основании договора, подписанного с другой компанией; … так как предлагаемые Вами цены являются для нашей компании на данном этапе слишком высокими и т. д.
Предлагаем вашему вниманию следующие варианты писем-ответов.
Ответ на письмо № 1
|
Генеральному директору ЗАО “Южное” П.Н. Мальцеву |
Как составить идеальное предложение: советы новичкам
Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:
- в верхней части указывать логотип компании и дублировать шапку на каждой странице;
- оставлять место для регистрационного номера. В серьезных компаниях каждое письмо – входящее и исходящее – получает индивидуальный регистрационный номер. Если отправитель укажет свой номер в шапке письма, это создаст впечатление серьезности предложения;
- проверить готовый текст, чтобы он соответствовал нормам вежливости. Можно рассчитывать на положительное решение партнера, если общаться с ним уважительно;
- выразить в письме уверенность в собственном продукте. Нужное впечатление можно создать с помощью правильных формулировок. Например, фраза «Надеемся, что вам понравится» показывает неуверенность. Гораздо лучше выглядит формулировка «Мы точно знаем, что вам понравится»;
- использовать приложения к письму, если требуется сопроводить его расчетами и дополнительными презентациями. Но приложения требуется отправлять в том же письме отдельными файлами-вложениями;
- преподносить финансовую информацию по принципу слоеного пирога. Сначала рассказывать о выгодах сотрудничества, потом называть цену или требуемые вложения, затем снова перечислить выгоды и преимущества;
- в качестве аргументов использовать сертификаты, гарантии, портфолио, чтобы аргументы выглядели реалистичными;
- если сроки действия предложения ограничен, то нужно прописать эти сроки;
- если в будущем в процессе обсуждения придется отправлять партнеру новые версии предложений, то лучше прописывать на каждом документе дату.
Запрос коммерческих предложений по 223-ФЗ
Для определения НМЦК по 223-ФЗ можно воспользоваться одним или несколькими способами.
1. Поискать данные о стоимости на продукцию в реестре закупок, которые проводились в соответствии с 223-ФЗ и 44-ФЗ. Все нужные данные размещается в ЕИС, при этом для целей определения НМЦК можно использовать информацию о ценах того участника, с которым заключается договор.
2. Поискать данные о рыночных ценах в едином реестре договоров по 223-ФЗ и в едином реестре государственных и муниципальных контрактов, по 44-ФЗ.
3. Собрать и проанализировать общедоступную информацию о рыночных ценах. К ней относится в том числе:
- сведения о стоимости продукции из каталогов, рекламы, описаний товаров;
- сведения о котировках на российских и иностранных биржах;
- сведения о стоимости на продукцию на ЭТП;
- данные государственной статистической отчетности о ценах продукции.
4. Осуществить поиск в официальных источниках уполномоченных государственных и муниципальных органов.
5. Если применимо, можно поискать данные о рыночной стоимости объектов оценки, определенной в соответствии с законодательством, которое регулирует оценочную деятельность в РФ.
6. При возможности можно использовать данные информационно-ценовых агентств.
Структура КП (экран убеждения)
Задача первого экрана: дать максимум продающей информации и обойти рекламный фильтр. Второго – доказать, что это верный выбор.
Продавать надо фактами и цифрами, а не обещаниями и лирикой. Когда фактов недостаточно, то делайте выгоды сильнее. Играйте НЕ словами, а смыслами. Пусть КП будет невыгодное для вас, но ведь задача коммерческого предложение – установить контакт с Клиентом. Получить горячий отклик (звонок, письмо), а не продать в лоб.
Продавайте НЕ словами, а смыслами.
Что использовать для убеждения:
- структура, где каждый подзаголовок – это что-то важно для получателя;
- примеры использования и результаты (ссылки на подтверждение ваших слов);
- закрытие 2 – 3 возражений, которые возникнут при прочтении верхней части;
- больше продающей информации о товаре /услуге (характеристики, преимущества, описание, если это сложный продукт);
- список клиентов и партнёров;
- дополнительную ценность предложения;
- расширенные гарантии (важно убедить человека, что они ничем не рискует);
- обоснованное ограничение предложения.
Подготовка к звонку клиенту, чтобы убедить его заключить сделку
Любая задача – звонок или встреча с потенциальным клиентом – должны начинаться с психологической и профессиональной подготовки. Менеджер нацеливается на закрытие сделки. В его голове должна быть четкая картинка по выполнению плана на месяц, достижению профессиональных или личных задач.
Вторая обязательная часть подготовки – сбор информации. Нужно изучить всю историю по клиенту в CRM-системе. А именно: данные заказчика, созвоны, письма, ранее закрытые сделки. Перейдите на сайт компании, страницы в социальных сетях. Это поможет в составлении Small Talk.
- Как вести карточку клиента в CRM-системе?
Хорошая подготовка к переговорам еще не гарантирует закрытие сделки. Это значит, что беседу с потенциальным клиентом важно выстраивать по определенному сценарию и регламенту.
1. Представьтесь
Как только клиент снял трубку, четко произнесите свое имя, должность и компанию. После этого необходимо озвучить цель звонка и его результат (к примеру, «Звоню с целью обсуждения коммерческого предложения и вариантов сотрудничества»).
Полезный совет – клиент начнет больше вам доверять, если будет слышать свое имя. Но не стоит произносить его чаще 5–7 раз.
Учитесь отслеживать в телефонных переговорах паравербальные сигналы. Главное постараться скопировать скорость речи, интонации, громкость, то есть подстроиться под клиента. Чтобы это выглядело естественно, необходимо заранее классифицировать заказчика по системе DISC. Согласно классификации выделяют 4 типа личности:
- Dominance – доминирование.
- Influence (ранее Inducement) – влияние (ранее побуждение).
- Steadiness (ранее Submission) – постоянство (ранее уступчивость).
- Compliance – соответствие.
Суть такой рассылки — спровоцировать отклик. Если человек напишет «Да», то делайте следующий шаг и присылайте ему коммерческое. Он ответил один раз «да» и следующее «да» написать легче.
Я — руководитель студии «Сила слова». Пишем рекламные тексты, статьи, коммерческие предложения. Готовы поработать с вами на субподряде.
Не знаю, заинтересую вас или нет. Но если вы захотите взглянуть на наши работы, то я пришлю коммерческое и портфолио.
Понравится — прекрасно, нет — тоже хорошо. Просто я пойду дальше своей дорогой, а вы — своей!
С уважением, Маруся Климова
P.S. Если вы заинтересовались нашими услугами, просто напишите «ДА» в ответ на это письмо.
В какие дни лучше отправлять? Во вторник, среду и четверг. Понедельник у всех насыщенный день, и ваше письмо могут пропустить в потоке информации. Пятница — это маленькая суббота, и людям просто не до писем и переговоров. Поэтому подготовьтесь заранее и сделайте рассылку в эти три дня.
Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь оставить заявку, предложение ограничено.
Как лучше закончить коммерческое предложение
Доброго времени суток!
Сегодня писал очередное предложение о сотрудничестве и в конце у меня возникла некоторая заминка, как его лучше закончить. Известно, что в конце должен быть призыв к действию, для максимального эффекта и желательно, что бы это звучало не тривиально и в тон основного текста. Хочу попросить совета и вашего опыта как это лучше сделать, я имею ввиду концовку письма, может есть какие то шаблоны, которые можно брать за основу. Заранее спасибо за ответы!
Юрий Деев пишет: я имею ввиду концовку письма, может есть какие то шаблоны
Юрий Деев пишет: Известно, что в конце должен быть призыв к действию, для максимального эффекта
мы договоримся по любым важным для Вас вопросам и аспектам сотрудничества )
Алексей Лапшин пишет: С надеждой на оперативное решение вопроса.
Юрий Деев пишет: Уверены, что наше сотрудничество положит начало долговременным и взаимовыгодным деловым отношениям! Всем спасибо за комментарии!
Алексей Лапшин пишет: Не всякая птица долетит до середины Днепра.
Алексей Лапшин пишет: Не длинновато получилось?
Юрий Деев пишет: Хочу попросить совета и вашего опыта как это лучше сделать, я имею ввиду концовку письма, может есть какие то шаблоны, которые можно брать за основу.
Владимир Лебедев пишет: мы договоримся по любым важным для Вас вопросам и аспектам сотрудничества )
Алексей Лапшин пишет: Класс, честное слово!
Юрий Деев пишет: Будь у нас с вами общие интересы, мы бы сработались
Юрий Полозов пишет: Выглядит как намек на откат.
Ответ на запрос коммерческого предложения примеры
Самый востребованный способ определения начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) — это анализ рынка.
Собирается ли бюджетная организация воспользоваться одним из конкурентных методов закупок или же рассматривает вариант приобретения товара или услуги у единственного поставщика — не имеет значения, ведь, в соответствии с действующим законодательством (ст. 22 44-ФЗ), в любом случае необходимо предоставить обоснование НМЦК. Для того чтобы сделать это без нарушений, заказчику потребуется найти актуальные ценовые данные.
Для этого необходимо собрать ряд коммерческих предложений от различных поставщиков, предлагающих искомый товар или услугу.
Для определения НМЦК бюджетная организация, которая выступает в роли заказчика, должна запросить коммерческие предложения минимум у пяти потенциальных исполнителей. В качестве ответа она должна получить как минимум три ценовых письма с описанием товаров или услуг, отвечающих всем заявленным в плане закупки условиям.
Основной целью является сбор действующей ценовой информации с целью последующей ее аналитики.
По результатам тщательного анализа и выводится НМЦК.
Содержательная часть ценового документа на основании 44-ФЗ и Приказа Минэкономразвития № 567 должна соответствовать законодательно установленным требованиям и включать следующую фактическую информацию:
- Ряд заглавных условий из проекта контракта — все, что касается особенностей поставки, оказания услуг или специфических характеристик работ. Также отмечаются пункты оплаты и обеспечения контракта и необходимая гарантийная информация о закупаемых товарах, работах или услугах.
- Пояснения о том, что предоставленная ценовая информация указывает конкретную реальную стоимость запрашиваемых заказчиком товаров, работ или услуг и не является основанием для последующего заключения договорных отношений.
- Максимально точное и подробное описание закупаемых товаров, работ или услуг. Это подразумевает и количественные данные, и единицу измерения, и объем выполняемых работ.
После того, как заказчик в поиске трех поставщиков для расчета НМЦК планируемой закупки рассылает письмо (образец запроса на коммерческое предложение представлен выше), ему приходят официальные ответы от выбранных организаций.
Так что же представляет собой ответ? В первую очередь, это документ на официальном бланке поставщика, заверенный «живой» печатью и подписью руководителя, а в некоторых случаях финансового директора или главного бухгалтера. Он включает в себя следующую информацию:
- полные реквизиты предприятия;
- полное описание включенных в стоимость услуг с конкретными характеристиками и плановыми сроками выполнения, если подразумеваются определенные виды работ.
- актуальную на момент запроса цену предоставляемого товара или услуги;
Важно помнить, что такая бумага носит исключительно информационный характер и не является прямым побуждением к заключению договора.
Стоит отметить, что срока действия полученные данные о стоимости не имеют.
Образец запроса коммерческого предложения на поставку товара
Законодателем установлено несколько способов определения начальной максимальной цены контракта (НМЦК). Самым востребованным на данный момент является метод сопоставимых рыночных цен.
Чтобы по нему провести расчет заказчику необходимо проанализировать рынок. Самый простой способ получить актуальную информацию – запросить коммерческие предложения на требуемые товары или услуги у потенциальных поставщиков.
В этой статье мы рассмотрим особенности составления такого запроса.
Коммерческим предложением принято называть документ, который подтверждает стоимость товаров или услуг, отвечающих заявленным характеристикам. Он составляется на официальном бланке организации, предоставляющей информацию. Передача коммерческого предложения не влечет за собой обязательств по заключению договора (однако лучше прямо указать, что оно не является офертой).
Необходимость сбора государственным заказчиком предложений от потенциальных поставщиков установлена статьей 22 44-ФЗ. Чтобы унифицировать процедуру сбора такой информации и расчета НМЦК Министерство экономики и развития России разработало рекомендации № 567 от 02.10.2013 г.
В них содержится перечень мероприятий, которые должен провести заказчик для анализа рынка. Согласно действующим рекомендациям перед проведением закупки заказчик должен получить не менее трех коммерческих предложений. Если документов поступит больше, то в расчете НМЦК разрешено использовать те из них, которые содержат минимальные значения стоимости товаров или услуг.
Экономическая ситуация в стране постоянно меняется, следовательно, коммерческие предложения поставщиков могут быстро потерять актуальность. Чаще срок действия цен на товары и услуги компания определяет самостоятельно и указывает эту информацию в своем прайс-листе. В тексте коммерческого предложения при этом прописывается дата, до которой цены считаются действительными.
Если поставщик не определил срок действия коммерческого предложения, то оно признается бессрочным. Однако, согласно пункту 3.14 приказа Минэкономразвития №567, при расчете НМЦК целесообразно использовать информацию, предоставленную заказчику не более чем за 6 месяцев до даты проведения анализа рынка. Поэтому перед каждой закупкой рекомендуется собирать обновленные коммерческие предложения.
В ситуациях, когда нет возможности обновить ценовую информацию, разрешено использовать старые данные. При этом стоимость товаров и услуг пересчитывается с учетом поправочного коэффициента.
Методика расчета приведена в пункте 3.18 Приказа №567. Для получения коммерческих предложений заказчик должен составить соответствующий запрос и разослать его потенциальным поставщикам. Рекомендуется отправлять просьбу пяти и более компаниям.
Заказчик должен будет провести следующие мероприятия: Сформировать описание закупаемого объекта. Указать все требуемые количественные и качественные характеристики. Обозначить условия поставки, которые могут отразиться на итоговой стоимости продукции или работ.
Ответ на коммерческое предложение образец отказ
Для того чтобы ваше коммерческое предложение не оказалось в корзине среди десятков других, придерживайтесь простых правил при его написании, и тогда главная цель этого делового письма, а именно заключение контракта, будет достигнута. Инструкция 1 Проанализируйте, какие потребности потенциального клиента поможет решить ваше предложение. Не имеет смысла информировать салон красоты об услугах по перевозке негабаритных грузов. Изучите клиента изнутри, поставьте себя на его место и подумайте, что именно могло бы его заинтересовать. Когда вам стало понятно, с чем ежедневно сталкивается организация или персона, начните письмо с ответов на вопросы о решении этих проблем. 2 Продумайте все выгоды, которые получит потенциальный клиент, если воспользуется вашим предложением.
Форма коммерческого предложения включает пять главных компонентов:
1. Заголовок. Именно когда клиент приступает к чтению заголовка, решается судьба письма – станет он продолжать или не захочет даже открыть. Заголовок берет на себя миссию привлечения внимания, возбуждения интереса, указания целевой аудитории и обещания выгоды.
Какими могут быть заголовки коммерческого предложения? Образцы:
- Вопрос плюс интрига: «Хотите знать, как экономить $100 ежедневно?»
- Список: «7 идей, подарков, причин, способов…»
- Обозначение целевой аудитории: «Выгодное предложение для бухгалтеров малых предприятий…»
- Раскрытие секретов: «3 секрета успешного старта бизнеса…»
- Мотивирующие отрывки из отзывов клиентов: «Этот курс изменил мое представление о …»
- Обыгрывание эмоций, любопытства, проблем, желаний: «Обеспокоены потерей клиентов?», «Мечтаете учиться за границей?»
- Афоризмы, популярные цитаты из кинофильмов и их меткие перефразирования. С помощью таких заголовков легко привлечь внимание и одновременно сместить акценты с рекламного посыла текста на первоисточник: «Утром стулья – вечером деньги. Делайте заказ мебели без предоплаты!».