ПФР ввел формат электронной доверенности для работодателей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ПФР ввел формат электронной доверенности для работодателей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

С 2022 года должны были измениться правила использования электронной подписи и составления доверенностей. В частности, бумажные доверенности должна была заменить машиночитаемая доверенность определённого формата. Но бизнес и госорганы оказались к этому не готовы.

Отчётность по доверенности в ПФР и ФСС

Сдавать отчётность в ПФР за руководителя организации без доверенности нельзя. Документ можно оформить в бумажном или электронном виде. Типовая форма доверенности размещена на сайте ПФР.

Доверенность для ФСС нужна только в том случае, если отчётность сдаёт сторонняя организация. Доверенность наделяет представителя правом не только сдавать отчётность, но и получать различные документы: справки, запросы, заявления, сверки по платёжным поручениям, выплаты страховых взносов и т.п. Её может составить юрист или секретарь компании, а согласовать и подписать — только руководитель.

Доверитель составляет документ, дающий право на действия представителя в ФСС от имени организации, без ограничений или наделяет его частью полномочий. Во втором случае создаётся доверенность:

• единовременная — для выполнения определённой функции;
• специальная — ограниченная по времени для использования.

Машиночитаемая доверенность

Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации № 443-ФЗ» смягчил требования к переходу на обязательные машиночитаемые доверенности (МЧД).

Ранее предполагалось ввести новый регламент уже с 1 января. Однако обязательное применение МЧД отложили и ввели переходный период, предусматривающий добровольное применение электронных доверенностей до конца 2022 года.

Как сотруднику получить электронную подпись в 2022 году?

От юридических лиц и ИП

Данные документы существенно отличаются от выданных гражданами. Они не требуют нотариального удостоверения, подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Обязательно необходимо указать все идентифицирующие признаки предприятия, ИНН и ОГРН. Объем полномочий должен быть полным и исчерпывающим и включать следующие права:

• подписывать и подавать в органы Пенсионного фонда РФ расчеты по обязательным страховым взносам на пенсионное и медицинское страхование;
• подавать документы, подтверждающие правильность исчисления, полноту и своевременность уплаты страховых взносов;
• давать письменные и устные пояснения по запросам;
• получать требования и представлять по ним документы;
• запрашивать у ПФР информацию и получать ответы;
• представлять сведения о закрытии или открытии предприятием расчетных счетов, о реорганизации или ликвидации, открытии филиала или подразделения;
• подписывать и подавать заявления о проведении сверки расчетов по начислению и уплате обязательных взносов;
• подписывать и подавать заявления о возврате излишне уплаченных сумм взносов, пеней, штрафов;
• представлять организацию при проведении проверок, получать их результаты, акты, решения;
• знакомиться с материалами проверок, представлять объяснения, возражения, заявлять ходатайства, задавать вопросы;
• обжаловать результаты проверок путем подачи жалобы или иска в суд.

Традиционно такую доверенность для защиты прав организации выписывают на сотрудников бухгалтерии.

Правильно оформленный документ и обдуманный объем полномочий, равно как и выбор надежного представителя помогут быстро и своевременно взаимодействовать с сотрудниками Пенсионного фонда в вопросах пенсионного обеспечения.

Права и обязанности поверенного

Список полномочий индивидуальных предпринимателей и юридических лиц должен включать себя весь перечень.

Среди них могут быть нижеследующие права:

• письменные и устные объяснения по направленным запросам;
• запрос сведений у Пенсионного фонда и получение на них ответов;
• подписание и подача данных по страховым взносам на медицинское и пенсионное страхование;
• представление сведений об открытии или закрытии банковских счетов, об учреждении подразделений или филиалов, о ликвидации или организации предприятий и его дочерних организаций;
• подача сведений, подтверждающих достоверность, своевременность и полноту выплаты страховых взносов;
• подача и подписание заявки на возврат излишне уплаченных пеней, взносов, штрафов;
• подача и подписание заявлений о выполнении сверки начисления по уплате и расчету обязательных взносов;
• обжалование результатов контроля путем создания исков или жалоб в судебные органы;
• представление предприятий при организации различных проверок, получение их результатов, решений и актов;
• ознакомление с материалами проверок, представление возражений, объяснений, заявление ходатайства.

Права физических лиц могут включать в себя:

• направление документов в ПФ;
• получение готовых бумаг;
• регистрация доверителя в пенсионном страховании;
• открытие лицевых счетов;
• оформление пенсионных накоплений и их получение;
• подписание необходимых бумаг и др.

Как правильно составить

В доверенности должна быть дата составления бумаги, без этой информации доверенность будет недействительна. В процессе заполнения документа следует проверять каждую заполненную строку для того, чтобы избежать ошибок. Стоит внимательно изучить пример доверенности на оформление пенсии, в нем будет указана информация, которая должна присутствовать в документе. Если заранее разобраться с шаблоном, процесс оформления бумаг будет намного проще, да и вопросов по ходу будет возникать намного меньше.

Перед тем как доверитель с поверенным начнут заполнять бланк доверенности на оформление пенсии, нотариус должен их проконсультировать. Обе стороны должны понимать, какую информацию нужно указать в каждом разделе договора, поэтому стоит получить на руки образец доверенности на оформление пенсии и ознакомиться с ним.

Предлагаем ознакомиться: Образец уведомления о смене директора

Стоит учитывать, что заключить договор с доверителем может и мошенник, в таком случае пенсионеру грозит утеря денег. Чтобы предостеречь себя от подобного развития событий, стоит нотариально заверить документ. Важно знать, что в банке может понадобиться договор, предварительно заверенный нотариусом.

Как написать доверенность в ПФР

Стандартного бланка данного документа не существует. При составлении доверенности в Пенсионный фонд используют простую письменную форму. В тексте данного документа должна быть отражена следующая информация:

• наименование документа;
• населенный пункт и дата совершения (без указания даты доверенность ничтожна);
• данные доверителя (ФИО, паспортные данные / полное наименование организации, ее ИНН, КПП, ФИО директора или уполномоченного лица);
• данные доверенного лица (ФИО, серия и номер паспорта, кем выдан);
• полномочия доверенного лица;
• срок действия документа (можно не указывать);
• подписи доверителя и доверенного лица.

ЧТО ВАЖНО ЗНАТЬ О НОВОМ ЗАКОНОПРОЕКТЕ О ПЕНСИЯХ

Для получения страхового свидетельства со СНИЛС для ребенка до 14 лет мама или папа с собственным паспортом и свидетельством о рождении ребёнка могут обратиться в Пенсионный фонд России или МФЦ по месту жительства или фактического проживания, если между ПФР и МФЦ заключено соглашение о взаимодействии. При подаче анкеты в Пенсионный фонд России регистрация в системе обязательного пенсионного страхования и выдача страхового свидетельства производится в режиме он-лайн. В случае обращения в МФЦ оформление страхового свидетельства со СНИЛС занимает пять дней.

Пенсионный фонд России рекомендует получить СНИЛС всем взрослым гражданам, которые по разным причинам пока его не имеют. Это, как правило, военнослужащие и сотрудники силовых ведомств без стажа на «гражданке», которые будут получать или уже получают пенсию по линии своего ведомства, а также граждане, не имеющие страхового стажа. Например, домохозяйки.

Можно ли получить СНИЛС не по месту прописки и регистрации

При официальном зачислении в рабочий штаб — данный документ дает работодателю возможность производить страховые и налоговые отчисления по каждому работнику в соответствующие отделения. При ведении кадрового и бухгалтерского учета на предприятии – свидетельство позволяет корректно отображать данные об отчисляемых взносах, о трудовом стаже работника. При проведении платежей и сборов в Пенсионный Фонд России на добровольной основе.

• родитель должен составить заявку на выпуск страхового свидетельства для ребенка в местном ПФР или МФЦ;
• собрать перечень документов, в которые входит: родительский паспорт, детское свидетельство о рождении;
• прийти за страховой пластиковой картой в указанный срок.

Если человек, который должен забрать СНИЛС, не может это сделать по определенной причине (командировка, болезнь, прочее), он вправе передать возможность забрать удостоверение другому лицу. Просто так получить карточку не получится. Необходимо иметь особый документ – лист доверенности на получение СНИЛС.

Доверенный человек не обязательно может быть родственником, разрешается писать заявление на имя каждого гражданина РФ старше 18 лет и с постоянной регистрацией, поэтому поручить эту задачу можно просто знакомым, коллегам или друзьям.

Несколько отличается ситуация в случае с юридическими лицами. Доверенность может быть выписана на ответственного сотрудника и бланк должен содержать иную информацию в личных данных, то есть реквизиты компании.

• разовая;
• специальная;
• генеральная.

Что указывается в тексте документа?

При оформлении страховых счетов через работодателя организация выдает сотруднику, передающему в ПФ анкеты работников и получающего подготовленные для них свидетельства, специальную доверенность на право выполнять указанные действия.

Образец доверенности на получение СНИЛС не имеет строго утвержденного представления и может оформляться в свободной форме или с использованием унифицированных форм бухгалтерской учетной документации и различных видов шаблонов.

Любой бланк должен в числе прочего включать следующее:

• название;
• дату оформления документа;
• место оформления документа;
• сведения о доверителе (полное наименование и адрес компании, фамилия, имя и отчество ее руководителя);
• информацию о доверенном лице (личные и паспортные сведения по физическому лицу);
• детализированное описание предоставляемого права;
• период действия документа;
• подпись доверителя;
• оригинальный оттиск печати (гербовой) компании.

Аббревиатура СНИЛС расшифровывается как Страховой Номер Индивидуального Лицевого Счета, в котором заключается информация, связанная со стажем работы и начислением пенсии. Другое название документа — страховое свидетельство.

До апреля 2019 года документ представлял собой зеленую ламинированную пластиковую карту. Основной ее составляющей был 11-значный номер, первые 9 цифр которого и есть страховая информация, а 2 последние – контрольное число подлинности свидетельства. На лицевой части документа указывались ФИО и пол владельца, дата и место его рождения, а также дата регистрации в ПФР.

СНИЛС еще более старого образца выглядел, как лист размера А4 со всей присущей ему информацией.

Каждый из этих документов являлся действующим, и ранее не было необходимости его менять (только если не были изменены паспортные данные владельца, допущена ошибка в существующем свидетельстве, произошла его порча или утеря).

В данный момент бумажные экземпляры СНИЛСа больше не выдаются. При трудоустройстве старые экземпляры рекомендуется заменять на электронные. При поступлении на работу впервые человеку сразу присваивается онлайн-документ.

Информация, которую он содержит сегодня, не отличается от регистрируемой ранее. В СНИЛСе все так же указываются личные данные граждан, дата регистрации в Пенсионном фонде и уникальный код из 11 цифр. Доказательством его присвоения теперь служит бумажное уведомление, заказать которое можно в личном кабинете на сайте ПФР.

Детально вопрос о переводе СНИЛСа в цифровой вид регулирует соответствующее постановление правления ПФ России №335п.

Важно! Отказать в получении пенсионной карты могут только в случае, если в пенсионной системе уже существует физическое лицо с полностью идентичными анкетными данными.

Таким образом, сейчас СНИЛС можно предоставлять в трех видах — бумажном, электронном или в виде уведомления о его наличии. При этом власти акцентируют внимание на том, что в будущем планируется перейти полностью именно на электронный форма. Аргументируется это тем, что такой документ нельзя подделать, испортить или потерять. Также с его введением значительно упрощается взаимодействие работодателей и Пенсионного фонда.

Как составить доверенность

Специальной формы для доверенности на представление отчетности в налоговый орган нет. Составить ее можно в свободной форме, но важно при этом учитывать несколько особенностей, вытекающих из требований законодательства:

• Дата выдачи. Обязательным условием является указание даты выдачи доверенности, иначе она будет признана недействительной.
• Срок действия. Максимальный срок, который можно указать в доверенности – это три года. Если в документе никакой срок не указан, то по умолчанию действует она в течение одного года.
• Полномочия представителя. Полномочия представителя организации нужно перечислить подробно. При этом доверенность можно выдать разовую на получение какого-либо документа, например, акта сверки с налоговым органом или требования об уплате налога. Также можно выдать и генеральную доверенность, она позволит совершать требуемые действия, которые связаны с представлением любых интересов компании в налоговом органе. Оформляется она в основном на главного бухгалтера. При этом важно правильно сформулировать полномочия в доверенности. Например, формулировка «доверяю представлять интересы компании в отношениях с налоговой инспекцией» будет не совсем верной, так как указываемые права должны быть конкретизированы. Лучше будет перечислить конкретные действия, которые имеет право совершать доверенное лицо, а чтобы оставить этот перечень открытым в последнем пункте указать: «совершать иные законные действия, связанные с выполнением данного поручения».
• Подпись руководителя и печать компании. Доверенность может быть подписана только ее руководителем. Что касается печати, то с апреля 2015 года компании имеют право не ставить ее на некоторых документах. К ним относятся декларации, расчеты, первичные документы и др. Но на доверенности печать должна присутствовать.

Что указывается в тексте документа?

При оформлении страховых счетов через работодателя организация выдает сотруднику, передающему в ПФ анкеты работников и получающего подготовленные для них свидетельства, специальную доверенность на право выполнять указанные действия.

Образец доверенности на получение СНИЛС не имеет строго утвержденного представления и может оформляться в свободной форме или с использованием унифицированных форм бухгалтерской учетной документации и различных видов шаблонов.

Любой бланк должен в числе прочего включать следующее:

• название;
• дату оформления документа;
• место оформления документа;
• сведения о доверителе (полное наименование и адрес компании, фамилия, имя и отчество ее руководителя);
• информацию о доверенном лице (личные и паспортные сведения по физическому лицу);
• детализированное описание предоставляемого права;
• период действия документа;
• подпись доверителя;
• оригинальный оттиск печати (гербовой) компании.

Если доверенность на получение документов оформляется организацией на ее фирменном бланке с печатью, то ее нотариальное удостоверение не требуется.

Образец доверенности на получение СНИЛС сотрудников можно скачать здесь.

При самостоятельном оформлении СНИЛС застрахованным лицом и получении номера через уполномоченного представителя, выдаваемая ему доверенность должна быть заверена нотариально.

Предоставление на электронный документооборот

Документооборот с ПФР осуществляется на основании законодательных актов, принятых Федеральными законами:

В настоящее время принято решение на приём электронных документов, которое также осуществляется по нормам Гражданского законодательства, в том числе – относительно привлечения представителей.

Поэтому доверенность на представителя осуществляется в соответствии с общепринятыми стандартами составления и удостоверения, но к ней прилагается письменное согласие на обработку персональных данных, от каждого лица, в отношении которого передаются в ПФР сведения.

Полномочия, которые передаются поверенному, в данном случае должны содержать следующие действия:

1. Заключить соглашение с территориальным органом об обмене документацией в электронном виде.
2. Передать списки страхователей.
3. Оформить средства криптографической электронной защиты.

Похожие записи:

• Главные изменения в пенсионной сфере в 2023 году
• Налог с продажи недвижимости: когда платить и как рассчитать
• Объединение ПФР и ФСС: что будет с отчётностью и взносами