Как оплачивать больничные в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оплачивать больничные в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Страховое обеспечение на трудящихся уплачивается не только в счет будущей пенсии, на оказание медицинских услуг и оплату госпособий при болезни, но и на страхование жизни специалистов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Отмена справки № 182н
С 01.01.2023 г. с работодателей снята обязанность выдавать справки № 182н (Приказ Минтруда от 19.10.2022 г. № 677н). Для назначения пособий СФР передает работодателям информацию о суммах произведенных выплат по конкретному сотруднику или работнику на ГПХ договоре. Такие данные СФР получает из ИФНС.
С 01.01.2023 г. ввели новую отчетную форму в ИФНС — персонифицированные сведения о физлицах. Именно из нее будет браться информация о выплатах и передаваться в СФР.
Роструд пояснил, нужно ли выдавать форму № 182н за периоды до 2023 года. По ч. 1 ст. 62 ТК работник подает заявление, а работодатель выдает в течение 3-х рабочих дней копии документов, которые связаны с его работой. Справки № 182н могут понадобиться сотрудникам на протяжении всего 2023 года, поскольку до 2023 года СФР еще не успел собрать требуемую информацию.
Проактивный порядок назначения пособий
С 1 января 2022 года во всех регионах РФ механизм оформления пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством носит проактивный характер, то есть беззаявительный. Разберемся, что это значит для работодателя
С 1 января 2022 года порядок передачи работодателем сведений в ФСС РФ для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, пособия по уходу за ребенком до полутора лет регламентирует Постановление Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.
Теперь передавать и подтверждать в ФСС сведения для расчета пособий работодатель будет, просто получив автоматическое электронное сообщение от ФСС об открытии листка нетрудоспособности. Более того, без участия самого работника.
Проактивные выплаты пособий: что изменится в работе бухгалтеров с 2022 года
С 1 января 2021 года пилотный проект Минтруда «прямые выплаты» действует по всей стране. В соответствии с ним пособия сотрудникам организаций выплачивает не работодатель, а органы Фонда соцстрахования напрямую.
Со следующего года прямые выплаты станут ещё и проактивными: ФСС будет выплачивать пособия в беззаявительном порядке.
У бухгалтеров появится новая обязанность: передавать в фонд сведения, необходимые для назначения и расчёта суммы выплаты. Избежать этого не получится — такой порядок станет обязательным в силу нового федерального закона. За невыполнение требований ФСС компанию накажут рублём.
Рассказываем, как будет работать механизм проактивных выплат и что потребуется от бухгалтеров.
Читайте раздел «Коротко о проактивных выплатах», если торопитесь. В нём собрали основную информацию очень коротко.
Чтобы не упустить новые возможности для своего бизнеса, подпишитесь на наш канал
С 01.01.2022 вступает в силу ФЗ от 30.04.2021 № 126-ФЗ. Он вносит изменения в закон об обязательном социальном страховании от несчастных случаев № 125 и закон об обязательном соцстраховании по материнству № 255. Изменения коснутся порядка оформления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по рождению и по уходу за ребёнком.
Сейчас пособия выплачивают в заявительном порядке: работник подаёт заявление на основании больничного → бухгалтер передаёт информацию страховщику (ФСС) → фонд переводит деньги работнику.
Со следующего года вводится проактивный (беззаявительный) формат выплат. Фонд соцстрахования будет выплачивать деньги не по заявлению сотрудника, а на основании закрытых электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН). Недостающую информацию о застрахованном лице ФСС сможет запросить у Пенсионного фонда, налоговиков, ЗАГСов и работодателей. Участие работодателя (страхователя) в назначении пособий сводится к минимуму. Он должен только отправлять в фонд запрашиваемые документы и сведения о сотруднике, например информацию о стаже, районном коэффициенте и т.д.
Взаимодействие ФСС и бизнеса станет полностью электронным. Для этого компании и индивидуальные предприниматели обязаны подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). Сделать это можно с помощью оператора ЭДО, через которого вы сдаёте отчётность. Подробнее о подготовке и переходе на электронный документооборот мы рассказывали в этой статье.
Конкретную процедуру передачи сведений от работодателя к ФСС устанавливают Правила, утверждённые постановлением Правительства. Они ещё находятся на стадии обсуждения, но основные положения согласованы. Если в правилах произойдут изменения, мы дополним статью.
Основанием для назначения пособий будет служить ЭЛН, размещённый медицинской организацией в информационной системе «Соцстрах». Затем Фонд соцстрахования направит запросы в госорганы и работодателю, чтобы получить необходимые сведения о застрахованном лице. Работодатели обязаны передать данные в территориальное отделение ФСС по месту регистрации в три рабочих дня.
Важно. Фонд соцстрахования может выслать извещение о предоставлении недостающих данных. У работодателя есть пять дней, чтобы дополнить документы.
С течение десяти рабочих дней со дня получения всей информации фонд перечислит деньги сотруднику на указанный им счёт. За каждый день просрочки выплат ФСС будет платить пеню в 0,5% от невыплаченной суммы.
Таков общий порядок назначения и выплаты пособий. Особенности оформления конкретных выплат смотрите далее.
После получения информации об открытом больничном ФСС направляет в Пенсионный фонд запрос по поводу трудоустройства застрахованного сотрудника. За один календарный день ПФР выдаёт информацию о факте трудоустройства в конкретной компании, а также ИНН и КПП страхователя. Затем ФСС уведомляет работодателя о том, что его сотрудник на больничном.
Когда больничный закрыт, ФСС обращается к работодателю за сведениями, необходимыми для расчёта пособия, например информацией о:
- стаже;
- зарплате;
- районном коэффициенте;
- ставке, если сотрудник работает неполное рабочее время;
- периодах отстранения от работы без сохранения зарплаты;
- периодах отсутствия на работе.
Данные бухгалтер должен передать в три рабочих дня. О факте выплаты пособия ФСС информирует сотрудника через личный кабинет на Госуслугах и работодателя.
Первые три дня временной нетрудоспособности по прежнему оплачивает работодатель.
Основанием для выплаты пособия по беременности и родам тоже служит закрытый ЭЛН. Он размещается в системе сразу закрытым на 140 дней. После этого ФСС обращается за данными для расчёта к работодателю. Бухгалтеру нужно отправлять реестр не сразу, а после получения от сотрудницы заявления на отпуск по беременности и родам.
О факте рождения ребёнка ФСС узнает из единого госреестра ЗАГСа. Ни работник, ни работодатель не обязаны об этом сообщать.
Далее фонд проверит два вида информации:
- Через Пенсионный фонд о трудоустройстве родителя (родителей).
- Через единую государственную информационную систему соцобеспечения о назначении или неназначении пособия.
Если пособие уже назначено, процедура на этом завершится. Если не назначено, ФСС продолжит запрашивать необходимую информацию. У работодателя он может потребовать уточнить районный коэффициент. Эту информацию бухгалтер должен передать в два рабочих дня с даты получения запроса.
По этому виду пособия сохранится заявительный порядок. Работник должен будет одновременно подать работодателю заявление о назначении пособия и о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до трёх лет. В три рабочих дня бухгалтер обязан отправить в территориальный орган ФСС форму «Сведения для назначения пособия».
Важно. Если работник утратит право на ежемесячное пособие, работодатель обязан в три рабочих дня известить об этом ФСС.
Когда новый порядок вступит в силу, у ФСС появится ещё несколько поводов, чтобы наказать компании и ИП:
- Работодатель не предоставит документы или предоставит с опозданием — штраф в 200 руб. за каждый документ.
- Работодатель отправит недостоверные данные и документы или скроет верную информацию, вследствие чего ФСС выплатит больше денег, чем нужно — штраф в 20% от суммы излишних расходов фонда, но не больше 5 000 руб. и не меньше 1 000 руб.
- Работодатель передаст необходимые сведения позже срока — штраф в 5 000 руб.
Суммы излишне начисленных пособий Фонд соцстрахования сможет взыскать либо с работодателя, либо с работника, — в зависимости от того, кто виноват в передаче неверной информации.
Кто вправе требовать возмещения
Если работодатель является страхователем и в течение месяца оплачивал пособие по временной нетрудоспособности и другие соцплатежи сотрудникам, он вправе запросить возврат больничных из ФСС в 2021 году или уменьшить сумму ежемесячного взноса на ВНиМ на величину оплаченных пособий за средства фонда (ч. 2 ст. 4.6 255-ФЗ от 29.12.2006, п. 2 ст. 431 НК РФ).
Если величина перечисленных соцпособий больше страховых взносов, исчисленных за месяц, то процедура возмещения по больничным листам из ФСС в 2021 такова:
- Засчитать остаток по превышению в счет оплаты за следующий месяц.
- Написать заявление в территориальный отдел фонда о денежном возмещении разницы.
Какие документы нужно предоставить в ФСС на возмещение
Чтобы не возникло путаницы при расчете возмещения и подаче документов в нужный орган, нужно уточнить, когда начался период нетрудоспособности.
В ФСС страхователь подает пакет документов на возмещение тогда, когда факт наступления временной нетрудоспособности возник до 31.12.2016.
Письмо ФСС №02-09-11/04-03-27029 от 07.12.16
Письмо ФСС РФ от 08.12.2016 N 02-09-11/04-03-27234 в дополнение к письму ФСС РФ от 07.12.2016 N 02-09-11/04-03-27029
Приказ Минтруда РФ № 585н от 28.10.16
Нормативные акты утверждают следующий список документов:
- Заявление о выделении средств на компенсацию страхового обеспечения.
- Расчет, содержащий данные об уплаченных в бюджет взносах и выплаченных сотрудникам пособий.
- Копии документов, доказывающих обоснованность потраченных средств на социальное обеспечение. К ним относятся:
- больничный лист (временная нетрудоспособность, беременность и роды);
- свидетельства и справка о рождении (единовременное пособие при рождении ребенка, пособие по уходу за ребенком);
- справки с места работы другого родителя ребенка (подтверждает отсутствие факта получения пособий по рождению и уходу за ребенком на месте работы второго родителя);
- справка о смерти (погребальное пособие);
- справка о постановке на учет в ранние сроки беременности (пособие за постановку на учет до 12 недель).
Расходы на профилактику COVID-19 возмещаем из средств ФСС / «Правовест Аудит»
Как только ограничения, связанные с коронавирусной инфекцией были сняты, работодатели стали постепенно возвращать своих работников с «удаленки» в офисы и на производство.
Однако, для работы в обычном режиме работодателю необходимо соблюдать санитарные нормы, в частности обеспечить работников средствами защиты (масками, перчатками), при необходимости установить в офисе перегородки, проводить дезинфекцию помещений, организовать измерение температуры и сдачу анализов на COVID-19. (СанПин 3.1.
3597-20, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 22.05.2020 № 15). Подробно о необходимых мероприятиях мы писали в статье.
Чтобы соблюсти санитарные нормы работодателю придется понести существенные расходы. В 2020 году их можно попытаться возместить из средств ФСС за счет взносов «на травматизм».
Перечень расходов, которые можно возместить за счет взносов «на травматизм», перечислен в п. 3 Приказа Минтруда России от 10.12.2012 N 580н (далее — Правила № 580н). Приказом Минтруда России от 23.06.2020 г. № 365н данный перечень расширен.
В него включены расходы по профилактике коронавирусной инфекции, но только для расходов 2020 года.
К возмещению принимаются расходы на:
- приобретение средств индивидуальной защиты, таких как: масок, респираторов, щитков лицевых, бахил, перчаток, противочумных костюмов 1 типа, одноразовых халатов;
- закупку дезинфицирующих салфеток, антисептиков для обработки рук работников и дозирующих устройств (оборудования) для такой обработки;
- покупку устройств (оборудования) для дезинфекции воздуха и обработки транспортных средств, упаковки материалов, оборудования, продуктов, служебных помещений, контактных поверхностей;
- приобретение термометров для бесконтактного контроля температуры тела работника и иного оборудования;
- проведение тестирования работников на COVID-19.
Чиновники в своем письме от 05.08.2020 N 02-09-11/12-05-19094 разъяснили особенности возмещения расходов на борьбу с COVID-19. Например, для компенсации таких расходов за счет ФСС:
- не важны условия труда на рабочем месте по результатам спецоценки, профинансировать можно расходы в отношении всех работников;
- средства профилактики могут быть не российского производства.
Максимальный размер к возмещению расходов «на травматизм» не должен превышать 20% от начисленной суммы страховых взносов на травматизм за прошлый год за минусом начисленных пособий в связи с «производственной травмой» и на оплату дополнительного отпуска на лечение застрахованного и проезда к месту лечения и обратно, также произведенные в прошлом году (п. 2 Правил № 580н).
Как вернуть деньги из ФСС
Для расчета максимальной суммы, которую можно возместить от ФСС, воспользуйтесь формулой:
(Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, Расходы на выплату обеспечения по страхованию от несчастных
начисленные организацией за предыдущий год) — (случаев и профзаболеваний, произведенные организацией)*20% в предыдущем году
Такое условие установлено в абзаце 3 пункта 2 Правил.
Для организаций с численностью до 100 человек, которые в течение двух предыдущих лет вообще не финансировали профилактику травматизма, нужно дополнительно соблюдать два условия:
— сумму возврата страховых взносов нужно рассчитывать с учетом страховых взносов не за прошлый год, а за предыдущие три года;
— максимальная сумма возврата страховых взносов должна быть не больше общей суммы страховых взносов организации за текущий год.
Такие правила установлены в абзацах 4–6 пункта 2 Правил.
Расходы на профилактику COVID-19 возмещаем из средств ФСС / «Правовест Аудит»
Как только ограничения, связанные с коронавирусной инфекцией были сняты, работодатели стали постепенно возвращать своих работников с «удаленки» в офисы и на производство.
Однако, для работы в обычном режиме работодателю необходимо соблюдать санитарные нормы, в частности обеспечить работников средствами защиты (масками, перчатками), при необходимости установить в офисе перегородки, проводить дезинфекцию помещений, организовать измерение температуры и сдачу анализов на COVID-19. (СанПин 3.1.
3597-20, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 22.05.2020 № 15). Подробно о необходимых мероприятиях мы писали в статье.
Чтобы соблюсти санитарные нормы работодателю придется понести существенные расходы. В 2020 году их можно попытаться возместить из средств ФСС за счет взносов «на травматизм».
Перечень расходов, которые можно возместить за счет взносов «на травматизм», перечислен в п. 3 Приказа Минтруда России от 10.12.2012 N 580н (далее — Правила № 580н). Приказом Минтруда России от 23.06.2020 г. № 365н данный перечень расширен.
В какой срок должна быть выплачена компенсация?
Указанные сведения, содержащиеся в договоре обязательного страхования, направляются оператором автоматизированной информационной системы в Единую информационную систему не позднее одного рабочего дня со дня их поступления в автоматизированную информационную систему.
…
13. Решение о предоставлении компенсации принимается территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации в течение 5 рабочих дней со дня регистрации заявления о предоставлении компенсации, представленного в соответствии с пунктом 8 настоящих Правил, или поступления сведений в соответствии с пунктом 5 настоящих Правил.
…
14. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации в течение 3 рабочих дней со дня вынесения решения о предоставлении компенсации уведомляет об этом гражданина через его личный кабинет на Едином портале, если заявление о предоставлении компенсации было направлено с использованием Единого портала или компенсация предоставлена в беззаявительном порядке (проактивном режиме), а также иным способом, позволяющим определить факт и дату направления уведомления.
…
16. Выплата компенсации осуществляется территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня размещения решения о предоставлении компенсации в Единой информационной системе, на счет гражданина в кредитной организации, сведения о котором размещены в Единой информационной системе, на основании поданного им с использованием Единого портала согласия на использование указанных им реквизитов счета гражданина в кредитной организации в целях получения мер социальной защиты (поддержки).
Как оплачивается больничный
С 1 января 2023-го единым оператором большинства пособий (в том числе больничных) и пенсий станет Социальный фонд России. Новое ведомство появится в результате слияния Пенсионного фонда и Фонда социального страхования.
Больничный оплачивают за весь период болезни. Порядок оплаты зависит от основания, по которому он выдан. Если работник заболел сам или получил травму, то работодатель оплачивает первые три дня болезни, остальные дни — Социальный фонд.
Если больничный выдан из-за необходимости ухода за больным членом семьи, беременности, карантина, протезирования в стационаре, последующего долечивания в санатории — полную сумму пособия выплачивает новый Социальный фонд. Работодатель только передаст необходимые сведения.
Выплаты по электронному больничному происходят в беззаявительном (проактивном) режиме — больничный никуда сдавать не надо, сообщать его номер и писать заявление на выплату — тоже.
От чего зависит сумма выплат по больничному:
- количества дней на больничном;
- среднего заработка работника за два календарных года;
- страхового стажа работника;
- степени родства с болеющим, за которым нужен уход;
- возраста ребенка, если больничный выдан для ухода за ним;
- вида и продолжительности лечения ребенка.
Особенности начисления и оплаты больничного
Больничный по уходу за ребенком
Оформить его может любой член семьи, попечитель или опекун, для этого надо указать в документе степень родства.
Социальный фонд оплачивает детский больничный с первого дня нетрудоспособности. Количество оплачиваемых дней в календарном году ограничено и зависит от возраста ребенка и вида заболевания:
- до семи лет — 60 дней с простыми заболеваниями, с входящими в перечень Минздравсоцразвития — 90 дней;
- с семи до 15 лет — 45 дней, каждый больничный сроком не более 15 дней;
- для ребенка до 18 лет с инвалидностью — 120 дней;
- для ребенка, больного онкологическими заболеваниями и ВИЧ, — без ограничений.
Когда доначисленные взносы можно оспорить
Всем знакомы отказы ФСС в зачете (возмещении) пособия только из-за нарушений в заполнении больничного. То есть листок — на подлинном бланке (форма соблюдена), Порядок выдачи (кто, когда, кому, в каком случае и на какой период выписал больничный (Главы I — VIII Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее — Порядок))) не нарушен, а вот в заполнении (как написано, какие, как и где поставлены печати и подписи) есть действительные или воображаемые инспекторами ФСС ошибки. Наверняка любой бухгалтер с ходу вспомнит десяток таких примеров, в частности:
— возраст ребенка старше года указан с месяцами;
— стоит печать «Для больничных листков» вместо печати «Для листков нетрудоспособности»;
— наименование работодателя или должность врача указаны сокращенно, хотя клеточек хватает и для того, чтобы вписать их полностью;
— на листе лишние или, наоборот, недостающие пустые ячейки (например, между фамилией и инициалами нет пустой ячейки);
— использована шариковая ручка вместо черной гелевой;
— буквы выходят за клеточки, а печать или подпись заходят на границы информационного поля;
— стоят недопустимые по правилам кавычки, точки, запятые, тире;
— есть очевидные описки в кодах (к примеру, 98 вместо 38) либо явно лишние коды (например, заполнив строку «Приступить к работе», врач по ошибке поставил в соседней клетке один из кодов, не предполагающих выхода на работу).
Некоторые из подобных недочетов ФСС уже назвал несущественными (Письмо ФСС РФ от 05.08.2011 N 14-03-11/05-8545). Но у инспекторов на местах, как известно, зачастую свое мнение.
И если отказ в зачете (возмещении) обусловлен как раз подобными нарушениями в заполнении больничного, но при этом нет сомнений в праве работника на пособие (то есть он действительно болел, обращался за медицинской помощью и соблюдал режим), то причин начислять взносы на сумму пособия нет. Вот почему.
От взносов освобождены государственные пособия, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ (Пункт 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ; пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). Сумма, которую вы выплатили работнику, все равно является государственным пособием, несмотря на то что выплачена она из средств компании (ведь считается же госпособием оплата работодателем первых 3 дней больничного). И сумма эта выплачена в соответствии с законом, поскольку закон, как это ни удивительно, не ставит условием выплаты пособия наличие оформленного без ошибок больничного. Наличие такого листка является только условием для возмещения (зачета) пособия Фондом.
Ведь Закон N 255-ФЗ разделяет правоотношения по выплате пособия работнику и по возмещению (зачету) его суммы работодателю, а также устанавливает разные основания для выплаты и для возмещения. То есть выплатить пособие работодатель должен вне зависимости от того, выполнены условия для возмещения его суммы из ФСС или нет. Важно, чтобы были основания для выплаты. А они есть.
Работодатель обязан выплатить пособие при наступлении страхового случая, то есть временной нетрудоспособности (Статья 183 ТК РФ; п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ), после того, как работник представит ему достоверные документы, подтверждающие право на получение пособия (Пункт 1 ч. 2 ст. 4.3 Закона N 255-ФЗ), в том числе и больничный лист, выданный по форме и в Порядке, установленных Минздравсоцразвития (Часть 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ). Заметьте, в Законе не сказано, что это должны быть заполненные без ошибок документы. Достаточно того, чтобы они были достоверные, то есть подлинные и с соответствующими действительности сведениями.
Более того, Закон не дает работодателю права отказать работнику в пособии в случае нарушений в оформлении листка (Часть 1 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). Порядок выдачи и заполнения листков адресован медицинским учреждениям, и в нем указано, что именно они несут ответственность за его соблюдение (Пункт 68 Порядка). Строго говоря, работодатель не может даже вернуть неверно заполненный листок работнику, отправив того переоформлять больничный в поликлинику. Ошибка в больничном — не вина работника, и он не обязан добиваться от медучреждения ее исправления. Правило о том, что при наличии ошибок листок считается испорченным и взамен него выдается новый (Пункт 56 Порядка), тоже адресовано медучреждениям и указывает на недопустимость исправлений в листке с ошибкой, а вовсе не на его недействительность.
А вот Фонд уже вправе не принимать к зачету (не возмещать) расходы работодателя на пособие, если оно выплачено работнику (Подпункт 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ):
(или) с нарушением законодательства РФ об обязательном социальном страховании;
(или) без подтверждающих документов;
(или) на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением порядка документов.
Как видим, последний случай в Законе назван отдельно, то есть не отнесен к случаям, когда пособие выплачено с нарушением законодательства. Это лишний раз подтверждает, что такое пособие можно считать выплаченным в соответствии с законом.
Конечно, вряд ли в Фонде признают это, и с инспекторами придется спорить в суде. Если ваша задача — обойтись без споров, то нужно или начислить взносы, или, если это возможно, добиться получения такого больничного, который устроил бы ваше отделение ФСС.
Причем в Роструде оказались лояльны в этом вопросе к работодателям и не видят ничего противоправного в том, чтобы отправлять работника в поликлинику за новым, верно заполненным больничным столько раз, сколько будет нужно.
Правовые основания для выплаты пособия
Основные нюансы и правила расчета пособий по временной нетрудоспособности в 2023 году, регламентированы Федеральным законом № 255, озаглавленном «Об обязательном…», в котором рассматриваются обязанности ФСС и случаи, когда такая компенсация выплачивается:
- при необходимости ухода за тяжелобольным членом семьи, больным или находящимся на карантине, ребенком дошкольного возраста;
- болезни, травмы или протезирования, карантина самого застрахованного лица;
- пребывания в реабилитационном периоде в санатории по путевке или направлению;
- в случаях, связанных с материнством;
- в несчастных случаях или профболезнях (порядок начислений оговорен в Федеральном законе №125, принятом в конце прошлого столетия).