6-НДФЛ: инструкция по заполнению и пример

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6-НДФЛ: инструкция по заполнению и пример». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

За 3 дня до начала ежегодного отдыха работникам выплачиваются отпускные. В силу ст. 226 НК РФ работодатель является налоговым агентом при проведении расчетов с сотрудниками, поэтому он обязан начислить и удержать налог с причитающейся суммы. НДФЛ работодатель удерживает в момент проведения выплаты отпускных сотрудникам (п. 1, п. 4 ст. 226, пп.1 п.1 ст.223 НК РФ).

Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».

При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.

Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:

• за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
• за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.

И отразить в отчётности следующим образом:

• зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
• зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.

Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ

Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.

Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.

Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).

В разд. 1 нужно отразить:

• в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
• в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
• в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.

В разд. 2 нужно отразить:

• в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
• в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
• в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
• в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
• в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.

Если на организацию режим нерабочих дней не распространяется.

В случае если организация относится к организациям, перечисленным в п. 2 Указа Президента РФ № 206, в п. 4 Указа Президента РФ № 239 и в п. 3 Указа Президента РФ № 294 (то есть к тем, которые продолжили работать в апреле и мае 2020 года в обычном режиме), то суммы оплаты отпуска за март 2020 год и пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные работникам организации в марте 2020 года, подлежат отражению в расчете по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2020 года (и в разд. 1, и в разд. 2).

При этом в разд. 2 при выплате дохода в виде сумм оплаты отпуска за март 2020 год (или в виде пособий по временной нетрудоспособности) указываются:

• по строке 100 – «ХХ.03.2020» – дата фактической выплаты дохода;

• по строке 110 – «ХХ.03.2020» – дата удержания налога (совпадает с датой выплаты дохода);

• по строке 120 – «31.03.2020» – срок перечисления налога (последний день календарного месяца);

• по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Ошибки в учете НДФЛ неизбежно приведут к ситуации «цугцванг»

Общие правила по НДФЛ с отпускных:

• датой фактического получения дохода в виде отпускных считается день их выплаты (подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ);
• перечислять в бюджет суммы исчисленного и удержанного НДФЛ с отпускных налоговые агенты должны не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (пункт 6 статьи 226 НК РФ).

Работник направляется в отпуск в 1 июня 2017 года. Сумма отпускных составила 10000 рублей, их он получил 28 мая. Размер НДФЛ — 1300 рублей.

Заполняем раздел 2 формы 6-НДФЛ за полугодие:

• строка 100 — 28.05.2017;
• строка 110 — 28.05.2017;
• строка 120 — 31.05.2017;
• строка 130 — 10 000;
• строка 140 — 1 300.

Работник решил уволиться сразу после отпуска. 15 марта текущего года он получил отпускные и ушел в отпуск с последующим увольнением.

Заполняем раздел 2 за I квартал:

• cтрока 100 — 15.03.2017;
• cтрока 110 — 15.03.2017;
• cтрока 120 — 31.03.2017 ;
• cтрока 130 — сумма отпускных;
• cтрока 140 — сумма НДФЛ.

Общая информация по оплате договоров гражданско-правового характера:

• датой фактического получения дохода за оказание услуг считается день выплаты этого дохода (подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ);
• удержание НДФЛ налоговые агенты обязаны произвести при фактической выплате (пункт 4 статьи 226 НК РФ);
• перечислить НДФЛ необходимо не позднее следующего дня за днем выплаты дохода налогоплательщику.

Случается, что акт выполненных работ по договору ГПХ подписан в одном месяце, а выплата осуществлена в другом. В этом случае 6-НДФЛ заполняется по факту выплаты вознаграждения, а не составления акта.

Договор был заключен с физлицом 5 августа 2017 года. Акт подписан в августе, а вознаграждение в сумме 30000 рублей выплачено 7 сентября. Сумма НДФЛ составила 3900 рублей.

Заполняем 6-НДФЛ. Операция будет отражена и в разделе 1, и в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2017 года. В разделе 2 указываем:

• строка 100 – 07.09.2017;
• строка 110 – 07.09.2017;
• строка 120 – 08.09.2017;
• строка 130 – 30 000;
• строка 140 – 3 900.

Оплата и удержание НДФЛ с больничных осуществляется по таким правилам:

• датой фактического получения дохода считается день его выплаты;
• удержание НДФЛ осуществляется при фактической выплате;
• перечисление налога происходит не позднее последнего числа месяца, в котором осуществлялась выплата.

Правила и сроки по отпускным НК РФ

В общем случае для дохода в виде оплаты труда датой фактического получения дохода является последний день месяца, за который работнику начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Однако по отпускным эта дата определяется как день выплаты дохода (письмо Минфина России от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). Напомним, что выплатить отпускные работодатель-налоговый агент обязан работнику не позднее 3 рабочих дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Дата удержания НДФЛ будет совпадать с датой выплаты дохода, ведь налоговый агент обязан удержать налог из доходов физлица при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Срок перечисления НДФЛ с отпускных, т. е. крайняя дата, когда налоговый агент должен перечислить удержанный у физлица НДФЛ, — последний день месяца, в котором отпускные сотруднику были выданы.

Отпускные считаются полученными в день их выплаты, а налог с этих сумм необходимо перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?

В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:

• отпускные — при оформлении отпуска с выплатой не позже 3 календарных дней до его начала (ст. 136 ТК РФ);

ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».

• больничные — в течение 10 календарных дней после получения от работника соответствующего документа и выплачивают вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 закона РФ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ»).

ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к. с 2021 года по всей России действует пилотный проект.

При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:

• даты признания дохода полученным для целей расчета НДФЛ — он соответствует дате выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• срока для уплаты НДФЛ — ей является последняя дата месяца, в котором сделаны выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Как заполнить новый отчет 6–НДФЛ поэтапно

С начала отчетного периода за первый квартал 2023 года необходимо представлять расчет 6–НДФЛ в соответствии с формой, утвержденной Приказом ФНС № ЕД–7–11/753 от 15 октября 2020 года в новой редакции. Расчет состоит из титульного листа, двух разделов и приложения № 1.

Однако расчет 6–НДФЛ за 2022 год нужно сдавать по старой форме.

Общие изменения в отчетности НДФЛ в 2023 году

Если количество физических лиц, по которым необходимо предоставить отчет, не превышает 10 человек, то отчет можно сдать на бумажном носителе. При заполнении бланка вручную необходимо придерживаться следующих правил:

• используйте черную, фиолетовую или синюю ручку, пишите заглавными печатными буквами;
• показатели заполняйте начиная с первой ячейки слева;
• в не заполненных ячейках ставьте прочерки;
• если нет суммовых показателей, необходимо написать «0»;
• не используйте корректирующие средства для исправления ошибок;
• нумеруйте все страницы начиная с титульного листа – 001, 002, 003 и далее.

Если отчет заполняется на компьютере, чтобы распечатать его позже, необходимо использовать шрифт Courier New размером 16–18 пт. При заполнении на компьютере числовые показатели выравниваются по правому краю, а прочерки не используются.

Оформление титульного листа

Для заполнения новой версии отчета вам нужно заполнить следующую информацию на титульном листе:

• ИНН и КПП (если есть);
• «Номер корректировки» – «0 – –», если вы представляете отчет впервые за этот отчетный период;
• Код отчетного периода – «21» для первого квартала, «31» для полугодия, «33» для девяти месяцев, «34» для года;
• Календарный год – 2023;
• Код налогового органа – вы можете найти его в сервисе ФНС;
• Код «По месту нахождения (учета)» – «120» для места жительства ИП, «214» для места нахождения организации;
• «Налоговый агент» – название вашей организации или полные ФИО ИП;
• Код по ОКМО – код муниципального образования, на территории которого вы находитесь;
• Номер контактного телефона без пробелов и черточек.

После заполнения отчета, укажите общее количество страниц.

В разделе подтверждения достоверности и полноты сведений, укажите, кто подписывает отчет:

• «1» – налоговый агент (ИП или руководитель организации);
• «2» – уполномоченный представитель.

Затем, заполните построчно полные ФИО руководителя организации или уполномоченного лица. ИП данные строки не касаются.

Поставьте подпись и дату подписания отчета.

Оформление раздела 1

В этом разделе вы указываете информацию об удержанном НДФЛ за последние три месяца отчетного периода. Например, для отчета за первый квартал это будут январь, февраль и март.

• В строке 010 необходимо указать код бюджетной классификации:
• 182 1 01 02010 01 1000 110 – для НДФЛ с доходов, не превышающих 5 млн рублей;
• 182 1 01 02080 01 1000 110 – для НДФЛ с доходов, превышающих 5 млн рублей.
• Строка 020 отражает общую сумму налога, которую вы должны были перечислить в бюджет за последние три месяца отчетного периода.
• Строки 021–024 содержат суммы исчисленного и удержанного НДФЛ, разбитые по четырем периодам перечисления. Сроки перечисления будут различаться для каждого отчетного периода, так как с 2023 года налоговые агенты должны перечислять НДФЛ на единый налоговый счет.

Уплачивать НДФЛ нужно будет ежемесячно до 28 числа, в соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ. Это касается всех месяцев, кроме декабря. Подробная таблица представлена ниже.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта

Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).

Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.

Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:

• Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
• Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
• Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
• Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».

Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ

Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.

Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.

Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).

В разд. 1 нужно отразить:

• в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
• в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
• в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.

Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения

Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:

• Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
• Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
• Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.

Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.

Раздел 1 содержит следующие данные:

• Код бюджетной классификации.
• Весь удержанный налог за последние три месяца.
• Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
• Возвращённый налог за последние три месяца.

Раздел 2 содержит такие данные, как:

• Ставка налога.
• Код бюджетной классификации.
• Сумма начисленного физлицам дохода.
• Количество физлиц, получивших доходы.
• Сумма вычетов.
• Исчисленная сумма налогов.
• Фиксированный авансовый платёж.
• Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.

Даты получения дохода и удержания НДФЛ

В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 рабочих дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то работодатель начисляет их на основании больничного листа в 10 -дневный срок, выплачивая в ближайший «зарплатный» день.

Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.

Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ.

Отпускные в 6-НДФЛ: пример заполнения

Рассмотрим несколько наглядных примеров заполнения 6-НДФЛ при выплате отпускных.

Пример 1. ООО «Ярсервис» во 2-м квартале 2017 года выплатило своим сотрудникам отпускные. Для удобства предположим, что других выплат в их пользу Общество не производило. Налоговые вычеты работникам не предоставлялись.

Сотрудник в апреле ушел в отпуск. Компания рассчитала и начислила отпускные 31 марта, а выдала в апреле.

Дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Когда компания начислила отпускные, значения не имеет. Поэтому в разделы 1 и 2 расчета эти выплаты включите во втором квартале.

В строках 100 и 110 запишите дату выдачи. Крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). 30 апреля приходится на выходной день. Поэтому в строке 120 запишите ближайший рабочий день — 4 мая (письмо ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312@).

Изучим на отдельных примерах порядок заполнения 6-НДФЛ при наличии выплат за отпуск

Вариант 1. Что необходимо учесть при отображении в 6-НДФЛ отпускных, которые начислены в разные отчетные периоды

Пример 1. На одном из предприятий работник уходит в отпуск с 1 апреля 2022 г. Ему были выплачены отпускные в размере 15000 руб. 29.03.2022г. Рассмотрим, как правильно заполнить расчет 6-НДФЛ для данного случая.

Согласно действующим требованиям законодательства подоходных налог с отпускных за апрель должен быть перечислен в государственный бюджет в последний день марта, т.е. 31 числа. 31.03.2022г. – это воскресенье, потому время оплаты продлевается до 01.04.2022г. Первое число апреля уже период второго квартала. Из этого следует, что во втором разделе 6-НДФЛ отпускные, выплаченные в марте, надо внести в расчет за следующий отчетный период – за полугодие.

Отпускные апреля в разделе № 1 формы 6-НДФЛ надо учесть в отчете за 1-й квартал 2022г. Соответственно, заполняются и строки: 020; 040; 070. Поскольку работник фактически получил денежные выплаты в марте 2022г. и в марте сотрудник бухгалтерии высчитал и удержал подоходный налог.

Пример 2. На предприятии согласно плану отпусков несколько человек уходят в отпуск: Хлебников В.П., Цветков Н.Е. и Орлов А.В.

Компания перечислила сотруднику отпускные уже после того, как он ушел в отпуск.

Компания обязана перечислить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если компания выдала деньги с опозданием, то дата получения дохода не меняется. Это будет день фактической выдачи отпускных. Поэтому не имеет значения, заплатила компания отпускные с опозданием или нет.

Отпускные вместе с зарплатой в 6-НДФЛ: пример

Продемонстрируем на примере, как в 6-НДФЛ отразить отпускные вместе с зарплатой.

Пример. В ООО «Лотос» работают два человека:

1. генеральный директор – с окладом 50 000 руб.;
2. главный бухгалтер – с окладом 35 000 руб.

Главный бухгалтер ежемесячно получает стандартный налоговый вычет на единственного 7-летнего ребенка в размере 1 400 руб.

Общество 5 мая выплатило генеральному директору отпускные в размере 45 000 руб.

Все начисленные в пользу работников выплаты представлены в таблице ниже.

Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?

При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.

Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.

Таким образом мы получаем такой пример расчета:

Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.

Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.

Такая формула будет выглядеть примерно так:

Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.

Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.

Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.

Похожие записи:

• Орден дружбы, льготы и выплаты: кому и какие надбавки положены
• Какие льготы полагаются ветеранам труда в 2023 году
• Продажа квартиры через нотариуса