Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

Договор часто имеет большой срок действия. За этот срок может многое измениться. Если какие-либо пункты документа не соответствуют действительности, требуется оформлять допсоглашение. Его функции:

• Дополнение текста договора.
• Исключение некоторых пунктов.
• Изменение формулировок договора.

Допсоглашение – это одновременно и договор, и сделка. К нему предъявляются требования, актуальные и для основного договора. Пункты соглашения должны устраивать всех участников. Обычно документ включает в себя эту информацию:

• Дата оформления.
• Номер основного договора.
• Часть со всеми корректировками.
• Указание на то, что это именно вспомогательный документ.
• Реквизиты участников сделки.
• Подписи.

Документ приобретает юридическую силу только после подписания. Составляется он в нескольких экземплярах, число которых должно соответствовать числу участников сделки.

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

Предлагаем ознакомиться: Договор мены с городом что нужно знать при покупке квартиры

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения книги и ее окончания;
• период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

• дата заключения трудового договора, его номер;
• фамилия-имя-отчество сотрудника;
• структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
• должность;
• характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

• наименование работодателя;
• даты начала и окончания ведения журнала;
• Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Где купить книгу учета трудовых договоров?

Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.

Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.

Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.

Предыдущая статья: Расчет пени по ставке рефинансирования Следующая статья: Самый прибыльный бизнес в России

Нужно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним?

Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров. Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные.

Журнал позволяет оценить следующее:

• какое количество трудовых договоров и допсоглашений принято на предприятии;
• какой процент договоров актуальны, уже расторгнуты или истекли, но продолжают храниться в архиве организации;
• какой была средняя продолжительность действия трудового договора (работы сотрудника на предприятии).

Журнал очень упрощает работу с личными карточками, трудовыми книжками и иной кадровой документацией, потому что для получения информации не нужно искать оригинал каждого трудового договора или дополнительного соглашения, а достаточно просто заглянуть в общий журнал. Экономия времени становится очень заметной, если необходимо искать информацию сразу о нескольких трудовых договорах.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

• 1 — номер регистрации трудового договора;
• 2 — дата заключения;
• 3 — номер договора;
• 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
• 5 — должность работника;
• 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
• 7 — срок действия договора;
• 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
• 9 — допсоглашения к договору;
• 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Согласие сотрудника на изменение в трудовом договоре

При изменении трудового договора и составлении дополнительного соглашения немаловажную роль играет добровольное согласие сотрудника с изменениями в трудовом договоре. Если меняются трудовые функции или вводятся дополнительные обязанности, изменяются иные условия труда, то необходимо письменное согласие работника.

В определенных ситуациях работодатель имеет право не спрашивать письменного согласия.

Вспомним работника Иванову из примера выше.

Письменное согласие работника, как правило, выражается:

• либо в письменном заявлении от работника;

• либо служебная записка непосредственного руководителя работника и согласие работника, выраженное в служебной записке.

Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору

Необходимость в заключение дополнительного соглашения возникает при существенном изменение условий, не предусмотренных трудовом договором. К таковым можно отнести возникновение у работника новых трудовых обязанностей, изменение наименования должности или профессии, изменения порядка начисления заработной платы, изменения трудового режима (режима труда и отдыха), изменения условий труда в результате проведенной специальной оценки на рабочих местах и т.д.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Как известно, трудовой договор заключается только один раз: при приеме на работу. Но в течение трудовой деятельности многое может измениться: фамилия работника, адрес работодателя, наименование должности, размер зарплаты и т. п. Для внесения изменений в трудовой договор предусмотрен такой документ, как дополнительное соглашение. Но часто работодатели заключают и оформляют эти соглашения неправильно, что в дальнейшем может сослужить плохую службу. В каких случаях нужно заключать дополнительные соглашения? Какие требования к оформлению соблюдать? Какие ошибки допускают работодатели? Давайте разбираться.

Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение к трудовому договору

Заказчик, он же бизнесмен, решает, что прежний перечень поставляемых товаров необходимо откорректировать и от некоторых видов отказаться. О своем решении он сообщает поставщику и в ходе деловых переговоров они подписывают дополнительное соглашение о внесении корректировки в основной договор, в частности, аннулирование пункта о поставках конкретного наименования товара: «Пункт 4.2 изменить: «Перечень поставляемых товаров» (и далее идет перечисление за исключением оговоренного вида продукта). Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем. Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации.

Какой номер присвоить договору

Закон не требует обязательно присваивать договору номер.

Однако, если ваша фирма заключает большое количество договоров, чтобы упорядочить их, целесообразно ввести нумерацию. По номеру вы можете вести учет того, по каким договорам вы полностью произвели расчеты, а по каким имеется задолженность.

ЗАО «Актив» заключило с ООО «Пассив» в один день два договора поставки на одинаковую сумму 450000 руб. По договору N 1 поставляют фруктозу. По договору N 2 поставляют пищевые добавки. В платежном поручении на оплату поставленного товара по договору N 1 указана сумма 450000 руб. В платежном поручении на оплату поставленного товара по договору N 2 указана сумма 250000 руб. Следовательно, расчеты по договору N 1 выполнены полностью. А по договору N 2 имеется задолженность в размере 200000 руб.

Номер договора указывают при оформлении расчетных документов — платежного поручения, платежного требования и инкассового поручения — в графе «Назначение платежа» (Положение о безналичных расчетах в РФ, утверждено Банком России от 3 октября 2002 г. N 2-П). Номер договора показывает, по какому договору производить платеж. Вот пример платежного требования:

Если контрагент направил вам договор со «своим» номером, лучше оставить предложенную им нумерацию. Иначе при оформлении расчетных документов вам всегда придется учитывать, что договор, на который вы ссылаетесь как на основание платежа, у контрагента имеет другой номер. Такое разночтение усложняет работу бухгалтерии.

Как правильно оформить документ: нумерация и другие аспекты

Документ составляется работодателем, в лице которого здесь может выступить сотрудник кадровой службы или иное уполномоченное лицо, которому отдельным приказом вменялась функциональная обязанность по ведению кадрового делопроизводства.

В распоряжении кадровой службы также должно быть два журнала регистрации, на основании записей которых присваиваются номера трудовым договорам и трудовым соглашениям. После присвоения номера очередному документу, в графу рядом с порядковым номером вписываются его выходные данные. А нумерация переносится во вводную часть текста документа.

Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ закончился, то на последней странице пишут дату, затем пломбируют журнал и спускают в архив. Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.

Для нового документа оформляет приказ начальство. В нем обязательно указывают, в каком типе ведется книга: электронный вариант или бумажный, кто ответственен за заполнение документа и в какой форме происходит учет.

Для кадровых работников важно вести учет всех сотрудников, чтобы вовремя была возможность делать различные отчисления, например в ФСЗН, выдавать справки, контролировать текучесть кадров, а также их перемещение внутри подразделений по должностям. Для этого и ведется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Туда вписывают все документы, заключенные о трудоустройстве с физическими лицами. Вести его должен работник кадровой службы в электронном или бумажном варианте.

На первый взгляд вопрос о нумерации договоров кажется незначительным. Как и детальное название договора, номер договора – реквизит не обязательный. Тем не менее, наличие номера облегчает идентификацию договора. Кроме того, присвоение договорам номеров может иметь важное значение для организации всей системы их учета предпринимателем. При определенных же обстоятельствах наличие номера является не просто удобным, но и необходимым реквизитом для правильной идентификации договора при разрешении споров. Это, в частности, следует иметь в виду в тех случаях, когда между одними и теми же сторонами заключается ряд однотипных договоров.

Предположим, ЗАО «Альфа» (Альфа) поставляет стройматериалы ООО «Строитель» (Строитель), которое является подрядчиком на нескольких объектах. Строитель заключает с Альфой отдельные договоры на поставку аналогичных стройматериалов для каждого из объектов с различными сроками поставки. При этом несколько договоров заключаются в один и тот же день. Альфа допускает просрочку в поставке по этим договорам, и Строитель по каждому из договоров предъявляет иск о взыскании неустойки. Договоры заключены между одними и теми же сторонами, датированы одним числом и при этом не имеют номеров. При рассмотрении споров возникает вопрос, сколько стройматериалов было отгружено в счет каждого из договоров и какова стоимость недопоставленных материалов для целей исчисления неустойки по каждому из договоров. Очевидно, что каждая из сторон будет настаивать на той версии распределения отгруженных материалов между договорами, которая наиболее выгодна ей. При отсутствии номеров договоров как средства их идентификации объективного способа установить истину в такой ситуации нет. Аналогичная проблема будет иметь место, если Строитель несвоевременно оплачивает материалы, и Альфа предъявляет иски о взыскании пени на просрочку в оплате товара.

Поскольку в договоре есть как минимум две стороны, то возможно как минимум два варианта нумерации договоров. При первом варианте договор имеет один номер, обычно присвоенный стороной, которая его инициировала, или стороной, на которой лежит выполнение основного обязательства по договору (продавцом в договоре купли-продажи, подрядчиком в договоре строительного подряда и т.д.)• При втором варианте договор имеет два номера, обозначенные в соответствии с системой нумерации договоров у каждой из сторон. Это делает нумерацию более громоздкой. Однако если каждая из сторон имеет большой объем договоров и собственную развитую систему их учета, то они могут предпочесть двойную нумерацию. В этом случае во всей документации, связанной с выполнением договора (отгрузочные накладные, акты сдачи-приемки, платежные документы и т.д.), нужно указывать оба номера. Иначе двойная нумерация договора, необходимая для его правильного учета в системе каждой из сторон, утратит смысл.

Сама система нумерации у сторон зависит от объема заключаемых предпринимателем договоров и их видового разнообразия. Никакого единого подхода здесь нет. Номер договора может содержать:

• • просто порядковый номер в постоянно нарастающем порядке (1, 2, 3 и т.д.);
• • порядковый номер в течение данного года и год заключения договора (1-05, 1/05 или 1-2005, 1/2005 и пр.),
• • порядковый номер в течение данного года, месяц и год заключения договора (1-02/05 или 1-02/2005 и т.п.);
• • префикс в виде аббревиатуры или иного сокращения, указывающий на вид договора, плюс один из вариантов номеров, указанных выше (П-1-02/05 для договоров поставки; А-1-02/05 для договоров аренды, Сп-1-02/05 для договоров о выполнении строительных работ и др.).

Похожие записи:

• Регистрация автомобиля в ГИБДД и постановка на учет в 2023 году
• Кому положена компенсация за детский сад
• Допустимая норма алкоголя в крови в 2022-2023 году