Теоретические аспекты закупочной деятельности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Теоретические аспекты закупочной деятельности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Сфера деятельности, связанная с закупками, значительно шире, чем разовая покупка (приобретение) товаров. Она также подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде. Сфера деятельности логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи: определение потребности в МР, поиск потенциального поставщика, оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках, выбор метода закупки, установление приемлемой цены и условий поставки, мониторинг товара до момента его доставки, а также оценка продукции поставщика и услуг. Если же функции закупки расширить до заготовки, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции и контроль на всех этих этапах.

Управление закупочной логистикой

Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Подходы определяются в зависимости от масштабов бизнеса:

Управление закупочной логистикой

Координация основных процессов реализуется одним из следующих способов:

• Децентрализованный подход — допускает самостоятельную закупку подразделениями нужных ТМЦ, без дополнительного согласования, и в рамках выделенного бюджета. Позволяет максимально точно закрыть потребности на конкретный период, и сэкономить время на согласование бюрократических моментов.
• Централизованная концепция — реализуется преимущественно крупными предприятиями, где функционирует специальный отдел, либо назначается ответственный менеджер. Упрощает стандартизацию, сводит к минимуму вероятность некорректных заявок, и позволяет сократить издержки за счет увеличения объемов поставок.

Цели и задачи управления

1. Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
2. Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
3. Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.

Работа с поставщиками, а именно закупки являются для компании источником поступления товара, от четкой работы менеджеров по закупкам (или закупщиков) во многом зависит величина прибыли и успешность магазина. Поэтому работа отдела должна быть организована так, чтобы приносить прибыль, т.е. сотрудники должны уметь правильно и выгодно закупать товар. [7.с.59]

Для того чтобы предложить покупателям пользующийся спросом товар, необходимо обладать информацией о поставщиках и их товарном ассортименте. Поставщиков можно классифицировать по различным признакам. Так, по территориальному признаку выделяются:

• местные поставщики — поставщики, которые расположены внутри соответствующего города или области;
• региональные поставщики — поставщики, расположенные внутри соответствующего региона;
• внерегиональные поставщики — отечественные поставщики, расположенные за пределами региона;
• зарубежные поставщики — поставщики, расположенные за пределами страны.

Канал распределения — совокупность фирм или отдельных лиц, которые принимают на себя или помогают передать кому-то другому право собственности на конкретный товар при его движении от производителя к потребителю. По сути, это путь, по которому товары продвигаются от производителя к конечному потребителю. [4. с.345]

По месту поставщика в каналах распределения выделяются:

• поставщики-изготовители — производственные предприятия разных отраслей, выпускающие потребительские товары;
• поставщики-посредники (организации оптовой торговли) — организации, закупающие товары у изготовителей и оптовых посредников для их последующей реализации.

К поставщикам-посредникам относятся:

• оптовые предприятия федерального, регионального и местного значения различной специализации, занимающиеся оптовой торговлей и использующие переход к ним права собственности на товары;
• посреднические структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним прав собственности на товары (комиссионеры, агенты, брокеры);
• организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки и т.д.).

Выбор поставщика – очень важный процесс в закупочной работе. Существует множество критериев оценки поставщика, проанализировав которые удастся выбрать оптимальный вариант.

Грамотную организацию закупочной деятельности сегодня необходимо рассматривать как одно из конкурентных преимуществ.

В курсовой работе проведен анализ организации закупочной деятельности в Компании ИП Татаринова Л.В., определены функции отдела закупок и выявлены недостатки его деятельности. В целом выводы, полученные в результате исследования, можно сформулировать в следующем виде:

1. Клининговая Компания «Чистяковъ» — ИП Татаринова Л.В. является одним из лидеров рынка в своём регионе. Организационная структура предприятия относится к типу линейно- функциональных, что наиболее полно соответствует задачам и специфике ее деятельности.
2. Анализируя основные технико-экономические показатели деятельности предприятия, можно говорить о положительной динамике его развития.
3. В целом система закупочной деятельности предприятия функционирует стабильно, и качественно налажена.

Закупочная логистика как сфера деятельности, подвергается в последнее время серьезным изменениям и модернизации. Она охватывает не только сферу закупки товара на склад, для продажи или на предприятие, но и процессы формирования товарного ассортимента предприятия.

В сфере закупочной логистики скрыты возможности для более эффективного использования оборотных средств, увеличения товарооборота, снижения операционных и общих издержек, повышения конкурентоспособности компании. В нашей стране, система закупочной логистики сформировалась под влиянием опыта зарубежных стран. С приходом иностранного бизнеса в Россию и наши предприниматели стали активно использовать все достижения иностранных мероприятий в этой сфере: организация закупочной и складской логистики на базе распределительного центра, внедрение автоматизированных систем учета при организации склада.

Закупочная деятельность современных торговых предприятий строится в основном по образцу зарубежных торговых предприятий. Закупка товара за рубежом в настоящее время практически полностью автоматизированный процесс, формирование заказа на закуп формирует система, в которой объединены: складская логистика, логистика продаж, логистика поставщика.

Система построена таким образом, что в ней учтены возможности поставщика, запросы продавца и потребности конечного потребителя. Стоит отметить, что уровень и характер потребления в зарубежных странах существенно отличатся от российского. Современные российские торговые предприятия должны обязательно учитывать этот факт, а также множество других: геополитическая ситуация в мире, протяженность транспортных путей в России, особенности менталитета и многое другое. Правильная организация закупочной деятельности существенно повышает конкурентоспособность торговых предприятий, их товарооборот и прибыль.

Процесс проведения закупок принято делить на 3 операционных типа, состоящих из следующих операций:

• предварительных;
• закупочных;
• заключительных.

В ходе осуществления предварительных операций требуется:

• изучить возможные источники поступления товаров, работ, услуг и их поставщиков, подрядчиков, исполнителей;
• разработать предварительные условия для субъектов закупок, включая способы поставок;
• отобрать поставщиков, подрядчиков, исполнителей, которые отвечают выдвинутым требованиям;
• спланировать процесс торговых процедур.

В процессе закупочных операций необходимо:

• заключить контракты и разовые сделки по поставке товаров;
• скоординировать закупочные мероприятия со складскими работами и процессами сбыта;
• организовать товарную приёмку;
• составить заявки и заказы на поставки, уточнить ассортимент приобретаемых объектов закупок;
• произвести расчёты с поставщиками.

При проведении заключительных операций следует:

• оперативно произвести учёт хода исполнения контрактов;
• в случае необходимости оформить и предъявить штрафные санкции за нарушение контрактных условий;
• осуществлять общий контроль организации закупочной деятельности.

ПОНЯТИЕ И ЗНАЧЕНИЕ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ

Закупочная логистика — функциональная подсистема логистики, обеспечивающая организации товарно-материальными ценностями, первая в цепи поставок.

В специальной литературе и на практике встречаются следующие синонимы закупочной логистики: снабжение, закупки, управление поставками, управление закупками, материально-техническое снабжение, товароснабжение. Объясняется это в первую очередь эволюционным развитием теории в этой области, сложностью и многообразием отражаемых в ней экономических процессов. Не вовлекаясь в дискуссию по этому вопросу, остановимся на термине «закупочная логистика», активно используемом в последнее время.

Основная задача закупочной логистики — комплексное бесперебойное обеспечение организации (производственной, проектной, торговой, транспортной, сервисной и т.д.) товарно-материальными ценностями (ТМЦ) необходимого количества и качества в требуемые сроки с наименьшими затратами и оптимальными запасами.

Традиционно в ТМЦ включают сырье и материалы, покупные полуфабрикаты, готовые комплектующие изделия, оборудование и запасные части к нему, инструмент и технологическую оснастку, хозяйственные и канцелярские товары, возвратные отходы, топливо и энергию, тару и упаковку и др.

Способы приобретения ТМЦ: изготовление собственными силами, аренда, лизинг, толлинг, подряд на выполнение работ и оказание услуг, закупка (предмет данной дисциплины), другие менее распространенные способы.

Номенклатура ТМЦ на крупных машиностроительных предприятиях насчитывает несколько десятков — сотен тысяч позиций.

В себестоимости продукции материалы, покупные полуфабрикаты и готовые комплектующие изделия (далее — материалы) составляют от 20 до 60 процентов в зависимости от отрасли. Говорят, один процент экономии материалов дает увеличение прибыли на 12 процентов. Эффективная система организации и управления закупочной деятельности позволит снизить эти затраты и служит важнейшей предпосылкой устойчивого развития организаций.

Поставка материалов является первым этапом каждой цепи поставок. Таким образом, уже в начале создания стоимости в цепи поставок поставщики оказывают влияние на себестоимость и качество готовой продукции. Часто закупочная деятельность является причиной сбоев и (или) дополнительных затрат на последующих этапах и неудовлетворительного уровня показателей функционирования всей цепи поставок.

Ошибки при определении потребности в материалах, выбор ненадежного поставщика, отказ поставщика от поставки материалов (яркий пример — эмбарго на импорт многих товаров вследствие экономической изоляции РФ), срыв сроков поставки, дефицит, поставка некачественного или дорогого материала и другие отклонения, возникшие при закупке материалов, в дальнейшем только возрастают, с нарастанием распространяются в «форме волны» вверх по цепи поставок вплоть до поставки готовой продукции потребителю (так называемый «эффект хлыста»).

Закупочная логистика на предприятии должна тесно взаимодействовать с производственной и распределительной логистикой, обеспечивая согласование их планов и действий на предприятии, с оперативным учетом постоянных изменений вплоть до реального режима времени. Реализуя маркетинговую концепцию управления предприятием, вначале надо разработать стратегию продаж (сбыта), затем производства и снабжения.

ФУНКЦИИ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ

Традиционно выделяют следующие основные функции закупочной логистики на предприятии:

• маркетинговые исследования рынка соответствующих материалов, в том числе импортных;
• получение заявок на материалы от подразделений предприятия (на ремонтно­эксплуатационные, хозяйственные и другие нужды);
• расчет потребности в материалах, количества материалов к заказу, составление материального баланса;
• АВС и ХУ2 — анализ материалов; поиск, анализ и выбор поставщиков;
• формирование заказов;
• получение коммерческих предложений и квот;
• согласование цены и заключение договоров с поставщиками; составление бюджета закупок; закупка и доставка материалов; обеспечение безопасности поставок;
• оперативное управление количеством и сроками поставки материалов; приемка и контроль качества материалов;
• хранение (складирование) и отпуск материалов в производство;
• учет движения материалов на складе и контроль за уровнем их запасов;
• планирование (расчет лимитов и графиков отпуска материалов подразделениям предприятия), учет, контроль и анализ расхода материалов в производстве;
• анализ и распоряжение неликвидными и некачественными материалами; утилизация отходов материалов.

К обеспечивающим функциям, поддерживающим основные функции закупочной логистики, следует отнести:

• формирование и актуализация нормативно — справочной информации (номенклатурных справочников материалов, норм запасов материалов, справочников поставщиков, цен, норм расхода материалов и др.);
• ведение документооборота (подготовка договоров на поставку материалов, обработка первичной бухгалтерской и финансовой документации, составление актов сверки), составление отчетности;
• формирование и согласование бюджета закупок с другими подразделениями, формирование плана платежей поставщикам;
• взаимодействие с конструкторами: получение от них конструкторских спецификаций, согласование (повышение) применяемости и унификации материалов, замены типоразмеров материалов и комплектующих;
• взаимодействие с технологами по выбору видов заготовок, покупных полуфабрикатов, изменению норм расхода материалов;
• сокращение отходов и брака материалов и т.д.;
• сверка запланированных, отгруженных и полученных материалов от поставщиков;
• предоставление производственному отделу оперативной информации о дефиците материалов, изменении графика поставки материалов поставщиками;
• согласование с производственным отделом и цехами сроков и количества выдачи дефицитных материалов, запуска в производство деталей из них;
• работа со складами: выдача разрешений на отпуск дефицитных материалов, анализ движения и контроль за уровнем запасов материалов на складах;
• подготовка и ввод данных в информационную систему, разработка технических заданий на развитие и модернизацию информационной системы на предприятии;
• управление закупочной деятельностью;
• планирование, оценка и управление KPI (ключевыми показателями эффективности) подразделений и сотрудников отдела закупок для их мотивации;
• управление персоналом;
• оперативная работа по транспортному обеспечению и т.д.

Понятие, значение, цели и функции закупочной логистики на предприятии — Ростовская Школа Логистики

Закупочная логистика – функциональная подсистема логистики, обеспечивающая организации товарно-материальными ценностями, первая в цепи поставок.

В специальной литературе и на практике встречаются следующие синонимы закупочной логистики: снабжение, закупки, управление поставками, управление закупками, материально-техническое снабжение, товароснабжение.

Объясняется это в первую очередь эволюционным развитием теории в этой области, сложностью и многообразием отражаемых в ней экономических процессов.

Не вовлекаясь в дискуссию по этому вопросу, остановимся на термине «закупочная логистика», активно используемом в последнее время.

Основная задача закупочной логистики – комплексное бесперебойное обеспечение организации (производственной, проектной, торговой, транспортной, сервисной и т.д.) товарно-материальными ценностями (ТМЦ) необходимого количества и качества в требуемые сроки с наименьшими затратами и оптимальными запасами.

• Традиционно в ТМЦ включают сырье и материалы, покупные полуфабрикаты, готовые комплектующие изделия, оборудование и запасные части к нему, инструмент и технологическую оснастку, хозяйственные и канцелярские товары, возвратные отходы, топливо и энергию, тару и упаковку и др.
• Способы приобретения ТМЦ: изготовление собственными силами, аренда, лизинг, толлинг, подряд на выполнение работ и оказание услуг, закупка (предмет данной дисциплины), другие менее распространенные способы.
• Номенклатура ТМЦ на крупных машиностроительных предприятиях насчитывает несколько десятков – сотен тысяч позиций.

В себестоимости продукции материалы, покупные полуфабрикаты и готовые комплектующие изделия (далее – материалы) составляют от 20 до 60 процентов в зависимости от отрасли.

Говорят, один процент экономии материалов дает увеличение прибыли на 12 процентов.

Эффективная система организации и управления закупочной деятельности позволит снизить эти затраты и служит важнейшей предпосылкой устойчивого развития организаций.

Как проходят конкурентные закупки

1. Заказчик описывает, какие товары, работы или услуги ему нужны, и определяет условия проведения закупки. Эту информацию он публикует в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС).
2. Все, кто хочет получить контракт, подают заявки на участие в тендере. Участником закупки может стать любое физическое и юридическое лицо.
3. Заказчик рассматривает каждую заявку, после чего он может отклонить ее или допустить до дальнейшего участия в торгах.
4. Определяется победитель закупки.

В зависимости от способа проведения закупки, победителем может стать:

• поставщик, предложивший наименьшую цену (аукцион, запрос цен);
• поставщик, предложивший наилучшие условия исполнения контракта (конкурс, запрос предложений).

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

Именно такие цели и мысли мы пытались учесть каждый раз, когда меняли схему обеспечения на предприятиях и в торговых организациях. Набили множество шишек, нашли много интересных решений, которые могут быть интересны другим предприятиям, организациям или коллективам внедренцев, работающих на поприще ERP-систем. Идеи, которыми мы можем поделиться, не уместно смешивать в одной статье. Уж больно их много… Поэтому каждому из этапов мы уделили отдельное внимание, описали свой взгляд в отдельных статьях по более узкой тематике: планированию потребности, тендерным процедурам, поставке и т.д.

ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

• неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
• возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
• простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
• минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

При проведении мероприятий по совершенствованию закупочной деятельности наблюдается сокращение затрат и экономия на ресурсах. Поэтому необходимо выполнить расчеты по изменению в ресурсном обеспечении предприятия ООО «Нижегородское».
Для расчета изменения потребности в ресурсном обеспечении предприятия необходимо рассчитать новую потребность в ресурсе и сравнить с прежним объемом используемых ресурсов.
Площадь складских помещений на предприятии составляет 80 кв. м. При этом на складе может храниться 26 куб.м. продукции. При изменении способа закупки на закупку товаров по котировочным ведомостям объем продукции на складе сократится на 25% и, следовательно, уменьшится необходимая площадь для хранения товаров.
Для того, чтобы рассчитать площадь складских помещений, необходимую после проведения данного мероприятия, нужно рассчитать какой объем продукции приходится на 1 кв. м. площади:

Расчет новой потребности в складских помещениях представлен формулой:
, (2)
где — новый необходимый объем продукции для хранения,

Таким образом, изменение потребности в складских площадях составит:
.
При изменении способа закупки в связи с уменьшением продукции хранимой на складе уменьшатся также потери при хранении товаров.
В 2008 году потери при перевозке, хранении и реализации составили 561,408 тыс. руб. При изменении способа закупки доля потерь товара при хранении уменьшится примерно на 20%, исходя из статистики, и составит 449,126 тыс. руб.
Уменьшение потерь товаров при хранении составит:

Далее следует рассчитать изменения экономических показателей предприятия в результате проведения данного мероприятия.

Похожие записи:

• Как происходит замена водительского удостоверения в связи с изменением фамилии
• Трудовая дисциплина, дисциплинарная ответственность и дисциплинарные взыскания
• Стало значительно проще получать справки о пособиях ФСС