Управление денежными средствами: как избежать ошибок в БДДС

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Управление денежными средствами: как избежать ошибок в БДДС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Рассмотрим составление БДР и БДДС на примере. Представим обычную семью. Глава зарабатывает 100 тыс. рублей, а супруга сидит дома; она домохозяйка. Чтобы прожить «от зарплаты до зарплаты», жена подсчитывает все доходы и расходы семьи: учитывает оплату счетов, расходы на продукты, вещи первой необходимости, проще говоря, составляет бюджеты. Исходя из результатов их исполнения, домохозяйка планирует остатки денежных средств, оценивает будущие возможности семьи на отпуск, непреднамеренные траты, накопления.

Формирование БДР и БДДС

Формирование БДР, БДДС, а также их достижение дают четкое понимание текущей и будущей финансовой ситуации фирмы с точки зрения прибыли и остатков денежных средств.

Обычно бюджетирование БДР, БДДС начинается с последнего. Примерный план движения денежных средств есть у всех в том или ином виде. БДДС состоит из разных блоков: основного, инвестиционного, финансовой деятельности, блока остатков на начало и конец периодов. Правила формирования БДДС и ДДС подразумевают планирование, учет и анализ:

1. Направленность денежных потоков.
2. Объемы конкретных выплат и поступлений.
3. Даты совершения платежей и поступлений денег.
4. Обороты денежных средств за период (с необходимой периодичностью).
5. Остаток (сальдо) денежных средств в кассе и на счетах на конкретные даты.

БДР отражает:

1. Источники формирования доходов предприятия.
2. Направление расходования средств.
3. Объемы доходов и расходов.
4. Разницу (т. е. прибыль либо убытки) между доходами и расходами за определенный период.

Оба бюджета на первый взгляд ничем не отличаются: деньги поступили, ушли, доходы и расходы зафиксированы. Тем не менее, разница между БДДС и БДР существует и объясняется она тем, что не всякое движение денег порождает доход или расход, так же, как и изменения в доходах и расходах предприятия не всегда происходят через выплаты и поступления.

Можно выделить три основных отличия отчетов БДР и БДДС:

Примеры составления БДР и БДДС в Excel

Управленческий учёт подразумевает сбор информации из всех подразделений компании. Если компания большая, то количество данных может умещаться в десятки или даже сотни таблиц Excel. Технически не очень удобно обрабатывать такие объёмы данных, также трудности могут возникнуть на этапе внесения корректировок и поддержания актуальной информации в таблицах.

Поэтому крупным предприятиям лучше использовать специальные программы для формирования БДР и БДДС. А использование таблиц Excel в качестве инструмента для формирования бюджетирования подходит, скорее, для малых фирм.

Помимо БДДС есть БДР. Это документ, отражающий доходы и расходы фирмы. Представляет собой простую таблицу. В ней фиксируются все хозяйственные операции, которые ведут к доходам/расходам.

БДДС и БДР – документы, которые очень похожи между собой. У начинающих специалистов может сложиться впечатление, что эти формы практически идентичны. Для компании важен и тот, и другой документ. На основании форм можно установить размер общей прибыли, расходов предприятия.

Но между БДДС и БДР есть отличия, которые нужно учитывать:

• БДР заполняется на основании балансового отчета, а БДДС – на базе отчета движения денег.
• БДР является документом, в котором содержится расширенный перечень статей. В БДДС содержится только расчет финансов. Запись идет денежными статьями.
• Бюджет ДДС отображает движение финансов. БДР требуется для расчета прибыли организации.
• БДР нужен для планирования прибыли следующих периодов. БДДС нужен для контроля всех денежных потоков.

Документы различаются по фиксируемым в них статьям. Формы включают в себя разный перечень сведений. Рассмотрим разницу в виде таблицы:

По сути, эти бюджеты формируют два ключевых показателя фирмы – прибыль и остаток денежных средств.

БДР отражает операции, влияющие на прибыль. Составляют его по аналогии с отчетом о финрезультатах, указывая:

• Источники доходов компании;

• Направление расходования средств;

• Объемы доходов и расходов.

• Прибыль/убыток за определенный период.

В БДДС фиксируют движения денежных потоков, т. е. отражают операции, имеющие денежное выражение, как и в «Отчете о движении денежных средств», форма которого зачастую используется в качестве такого бюджета. Правилами формирования БДДС предусматривается планирование, учет и анализ:

• направленности денежных потоков;

• объемов поступлений и выплат;

• оборотов ДС (денежных средств) за анализируемый период;

• остатков ДС по окончании периода.

Нет смысла делать финансовый план, если в нем отсутствует план-факт анализа отклонений. Это сравнение плановых и фактических показателей финансового бюджета и выявление причин отклонений. Проводится раз в квартал и помогает найти закономерности в ошибках планирования.

Для эффективного управления денежными средствами применяйте гибкие бюджеты и скользящее бюджетирование. Это даст возможность сравнивать фактический бюджет с пересчитанным на фактический объем выручки, а не первоначальным жестким планом.

План выплат формируйте исходя из договорных условий по каждому поставщику или на основе информации руководителей центров финансовой ответственности.

При значительном количестве поставщиков объедините их в категории:

• по одинаковым периодам отсрочки;
• по группам товаров, материалов;
• по плательщикам НДС.

Сегодня мы познакомились с двумя представителями управленческого учёта – бюджетами БДР и БДДС, рассмотрели некоторые основы их составления.

Теперь мы знаем, что БДР показывает финансовый результат деятельности компании, БДДС – денежные потоки. Оба этих документа очень важны для любого коммерческого предприятия, независимо от его масштаба, вида деятельности и системы налогообложения, хотя, разумеется, все эти условия влияют на структуру бюджета и его цели.

Не пренебрегайте управленческим учётом. Он поможет вашей компании избежать многие неприятные ситуации, позволит своевременно выявить «узкие» места в её деятельности, обеспечит планомерное развитие.

Желаю вам успехов и процветания!

Задавайте ваши вопросы в комментариях, и я обязательно отвечу!

Основная суть бюджетов БДР и БДДС

Для успешного управления финансами любой организации необходимо осуществлять текущее управленческое бюджетирование. Бюджет организации является важным инструментом управления ее хозяйственной деятельностью и перераспределения ресурсов. Грамотное бюджетирование помогает достичь более высоких показателей эффективности деятельности организации и повысить прибыль.

Обычно бюджетирование осуществляется в нескольких аналитических разрезах. Наиболее полную финансовую информацию дают бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Они содержат все основные показатели, характеризующие текущее поступление и расходование финансовых ресурсов в фирме.

Такие бюджеты обычно составляются на месяц, год, квартал. Некоторые организация составляют еще агрегированный управленческий баланс.

Такие формы управленческой отчетности имеют гибкую структуру, они не перегружены данными и потому очень наглядные, их легко анализировать.

БДДС — этот бюджет, отражающий движение денежных потоков внутри организации, он составляется на основе банковских выписок и расчётных кассовых ордеров, которые отражают весь приход и расход денежных средств организации. Основной принцип записи движения денежных потоков в этом бюджете аналогичен Отчету о движении денежных средств, который является стандартной формой отчётности.

БДР — этот бюджет отражает стоимостное выражение операций, формирующих прибыль и убыток фирмы за рассматриваемый период. На основании данного бюджета рассчитывается себестоимость и рентабельность производства продукции. Такие бюджеты формируются на основании первичных документов таких, как акты выполненных работ/ оказанных услуг, актов передачи материальных ценностей организации. В этот бюджет включается также стоимостные показатели переоценки материальных ценностей, нематериальных активов и прочие операции. По принципу формирования этот бюджет похож на стандартную форму отчётности Отчета о прибылях и убытках.

Эти управленческие бюджеты обычно формируются с помощью управленческих учетных программ SAP или 1С, их также можно сформировать в виде простой таблицы в Excel.

Анализ расхождения плановых и фактических бюджетов компании

Если бюджет составляется на основании реалистичных показателей всех подразделений компании и финансовые управленцы при составлении бюджетов принимают точные прогнозные значения ключевых показателей деятельности фирмы, то расхождение плановых и фактических бюджетов будет незначительным.

Любое негативное отклонение фактических результатов от планируемых будет означать, что в каком-то подразделении фирмы или на каком-то этапе работ, сотрудники недостаточно хорошо выполнили свои обязанности, или возможно возникли какие-то негативные обстоятельства, которые повлияли на финансовые результаты фирмы. В любом случае, чем бы ни были вызваны эти отклонения, важно своевременно обратить на них внимание, выявить причины таких результатов и принять все возможные меры для минимизации потерь фирмы в текущей ситуации, и минимизации потерь в дальнейшем от этих негативных факторов.

Бюджетирование и бюджеты: составление БДР и БДДС

Рассмотрим составление БДР и БДДС на примере. Представим обычную семью. Глава зарабатывает 100 тыс. рублей, а супруга сидит дома; она домохозяйка. Чтобы прожить «от зарплаты до зарплаты», жена подсчитывает все доходы и расходы семьи: учитывает оплату счетов, расходы на продукты, вещи первой необходимости, проще говоря, составляет бюджеты. Исходя из результатов их исполнения, домохозяйка планирует остатки денежных средств, оценивает будущие возможности семьи на отпуск, непреднамеренные траты, накопления.

Директор фирмы делает всё тоже самое, но по правилам бухгалтерского учета. Он соизмеряет доходы с расходами компании, аналогично подсчитывает планируемые остатки денежных средств, принимает решения об эффективности расходов. Всё это — элементы бюджетирования — планирования будущей деятельности компании, контроля результатов и подготовки управленческих решений на основе итоговых отклонений фактических показателей от плановых.

В основе бюджетирования лежат ключевые бюджеты — БДДС, БДР и ББЛ (бюджет доходов и расходов; бюджет движения денежных средств, бюджет по балансовому листу). Фактически они представляют собой план компании, который отражает два ключевых показателя:

1. прибыль,
2. остатки денежных средств.

В БДДР и БДР на примере домохозяйки и директора эти показатели выглядят так:

Также бюджеты БДР и БДДС отражают объёмы продаж, цены на продукцию, материалы и т. п., то есть затрагивают те аспекты, которые максимально влияют на функционирование компании.

Что такое БДР и БДДС?

БДР и БДДС – это основные финансовые документы, которые помогают контролировать эффективность работы предприятия и управлять его финансовыми ресурсами. Эти формы универсальны, обладают гибкой структурой и подходят для любых организаций. Их можно адаптировать под специфику организации и конкретные цели и задачи менеджеров.

БДР – Бюджет доходов и расходов.

Как следует из названия – этот бюджет содержит расчет и планирование доходов и расходов предприятия. Одним из основных принципов составления БДР является то, что суммы доходов и расходов должны указываться по мере их актирования, а не поступления денег. Результатом формирования БДР является оценка рентабельности (прибыли) компании. БДР состоит из доходной и расходной частей, которые могут декомпозироваться по различным аналитикам. Для полноценного построения управленческой отчетности используют следующие аналитики:

• Статьи доходов и расходов (затрат)
• ЦФУ (центры финансового учета)

В качестве ЦФУ, в зависимости от целей составления бюджетов, руководители различных уровней могут выделять следующие объекты:

• Сегменты бизнеса, направления деятельности
• Проекты
• Элементы организационной структуры (подразделения организации, компании холдинга, ЦФО)
• Группы номенклатуры

Принято, что общий бюджет содержит полный перечень статей, часть которых может использоваться в конкретном ЦФУ. Часто для формирования доходной БДР используется всего несколько статей (по аналогии с бухгалтерским учетом) – «Выручка от реализации товаров/услуг», «Внереализационный доход». «Внереализационный доход» может в свою очередь делиться на «Доход от инвестиционной деятельности», «Доход от финансовой деятельности», «Прочий доход»

При этом расходы в БДР имеют более глубокую детализацию по статьям затрат, и в зависимости от того, какую информацию необходимо получить, могут быть сгруппированы в группы:

• Производственные/Непроизводственные
• Основные/Накладные
• Прямые/Косвенные
• Переменные/Постоянные

Пример составления БДР:

Выручка от продаж

Основная

Прочая

Себестоимость продаж

Материалы

Оплата субподрядчиков

Оплата труда основного персонала (ОП)

Налоги по оплате труда ОП

Амортизация по средствам производства

Налоги, включаемые в себестоимость

Маржинальная прибыль

Административно управленческие расходы

Оплата труда административного персонала (АП)

Налоги по оплате труда АП

Аренда

Почтовые расходы и мобильная связь

РКО

Прочие расходы

Остальные налоги

Остальная амортизация

Расходы на продажу

Внереализационные доходы

Операционная прибыль

Проценты полученные

Проценты уплаченные

Прибыль до налогообложения

Налог на прибыль

Чистая прибыль

В приведенном примере в зависимости от ЦФО часть затрат по одним и тем же статьям выделена в себестоимость, часть в прочие расходы (административно управленческие расходы). Такое разделение позволяет точнее оценить формирование маржинальной (валовой) прибыли.

БДДС – Бюджет движения денежных средств.

БДДС отражает будущие притоки и оттоки денежных средств компании. Структура БДДС состоит из нескольких разделов:

1. Операционная деятельность
2. Инвестиционная деятельность
3. Финансовая деятельность

Денежный поток от операционной деятельности показывает фактическую работу компании и оплату налогов.

Инвестиционная деятельность – показывает вложения в бизнес: покупка и ремонт оборудования, новое строительство, создание программ и сайтов, либо продажу активов компании.

Финансовая деятельность – расчеты по кредитам и займам. Если он положительный компания привлекает средства, чтобы покрыть отрицательный денежный поток по остальным видам деятельности.

Такой подход позволяет определить насколько обеспечена операционная деятельность компании денежными средствами, если их недостаточно, то компания должна привлечь дополнительные денежные средства с помощью привлечения кредита или выпуска акций.

Аналогично Бюджету доходов и расходов, БДДС можно формировать по тем же аналитикам:

• Статьи движения денежных средств
• ЦФУ

Подберите версию БИТ.ФИНАНС по бизнес процессам которые нужно автоматизировать

Казначейство
Контроль движения денежных средств

Бюджетирование
Создание, контроль исполнения и корректировка бюджетов

Управленческий учет
План–фактный анализа доходов и затрат

Консолидация
Формирование отчетности по группе компаний

для 1С:Управление торговлей 8

МСФО
Трансляция РСБУ или параллельный учет

Бюджетирование, как эффективный способ планирования.

Бюджетрование – это планирование деятельности в денежном эквиваленте. Не стоит забывать, что «бюджет», можно рассматривать, как планирование, или смета. Систему бюджетирования организации можно формировать, как на долгосрочный период, так и на определенный (год, квартал). Суть его заключается в том, чтобы спрогнозировать уровень дохода, который должен быть, достигнут организацией. Таким же образом учитываются затраты. К примеру, в определенный момент, их необходимо снизить. В результате проведения данных мероприятий, поставленная цель будет доступна.

Бюджетироване – это финансовый план, который отражен в виде таблицы. В нем содержится соотношение затрат и доходов.

Бюджетирование формируется организацией самостоятельно. В разработке принимают участие все задействованные лица и учитываются возможности фирмы. Влияет на ситуацию все: спрос, изготавливаемая продукция, рынки сбыта и др.

При планировании бюджетирования, рекомендуется процесс разделить на этапы:

• с помощью показателей фирмы, осуществить планирование работы компании и подразделений;
• разработка возможных вариантов развития предприятия, на основании рыночной обстановки;
• изменение системы планирования, исходя из корректировок и предложений.

Сформированное и утвержденное бюджетирование – это способ управления прибылью и затратами организации. Он позволяет следить за результатом деятельности и производить контроль над ситуацией.

Для прогнозирования денежных потоков, предотвращения “кассовых разрывов”, управления прибыльностью предприятия финансисту необходим важнейший инструмент – бюджет движения денежных средств.

Под БДДС понимают план движения наличных денег кассы данной организации (возможно, структурного подразделения).

В нем отражаются практически все прогнозируемые финансовые поступления, а также снятия денежных средств при хозяйственных операциях компании.

БДДС выражает все возможные поступления предоплаты (например, на расчётный счёт, в кассу) за поставляемую продукцию.

Инструмент показывает авансовые платежи, также фиксирует задержки финансирования за ранее предоставленную продукцию.

Если обнаружится, что финансовый остаток в начальный бюджетный период недостаточен для покрытия расходов, то потребуется изыскание дополнительных финансовых источников.

Зачем составлять бюджет движения денежных средств

Когда мы слышим «бюджет», в первую очередь мы представляем себе планирование предстоящих доходов и расходов предприятия, подразделения. И это правильно, ведь в 72% случаев на предприятии ведется только БДР – бюджет доходов и расходов.

Но иногда этого бывает недостаточно, ведь доходы и расходы учитываются по начислению. Если предприятие работает со значительными отсрочками платежей, ему необходимо вести бюджет движения денежных средств, чтобы не попасть в кассовые разрывы и заранее планировать получение внешнего финансирования.

Бюджет движения денежных средств решает проблему планирования остатков на расчетных счетах, так как представляет любую хозяйственную операцию именно с точки зрения получения или оплаты денежных средств.

Пример
Проследим отличие БДДС от БДР на примере покупки автомобиля. Если предприятие планирует приобрести в будущем году автомобиль, то оно включит в бюджет доходов и расходов в этом и последующих годах суммы амортизации по автомобилю. А в бюджет движения денежных средств включит всю сумму за автомобиль в том периоде, когда планирует его оплатить.

Бюджет движения денежных средств особенно важно вести торговым компаниям и производственным предприятиям, так как в этих отраслях наиболее длинный финансовый цикл. От момента оплаты денег за товар/сырье до момента их получения за готовую продукцию может пройти 90–180 календарных дней. И в течение этого времени нужно изыскивать средства для закупки новых партий товаров и сырья, для оплаты заработных плат и других операционных расходов.

Если не отвести должное внимание планированию, есть риск оказаться в ситуации, когда, имея достаточный уровень прибыли, предприятие не может рассчитаться с долгами. Порой возникает серьезная угроза операционной деятельности. А срочное привлечение заемного капитала не всегда возможно и стоит совсем другие проценты.

И наоборот, используя планирование денежных средств, предприятие может построить стратегию общения с кредиторами и финансовыми организациями, а излишек денежной массы выгодно инвестировать.

Похожие записи:

• Единое пособие для семей с детьми 2023: что разъяснить работникам
• Взыскание компенсации за задержку заработной платы
• Заявление о выдаче (замене) паспорта – бланки и образцы