Сдача документов в архив при ликвидации организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив при ликвидации организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В Архив обязательно сдают документы, касающееся персонала предприятия, бумаги, относящиеся к Архивному фонду РФ, а также те, чей срок хранения еще не закончился. Это зафиксировано в части 10 статьи 23 ФЗ №125.

Что входит в упорядочение документов?

Архив на хранение принимает только упорядоченные документы. Вот что под этим подразумевается:

• проведение экспертизы ценности документов;
• уточнение их фондовой принадлежности;
• формирование дел;
• оформление дел;
• создание научно-справочного аппарата (НСА): описи передаваемых дел, предисловия к описи, исторической справки. Причем многие из этих и других документов предусматривают их подписание составителем. Если вы заключили договор на проведение соответствующих работ с организацией, то в подписи составителя будет значиться должность сотрудника этой сторонней организации (как в Примере 10); а если гражданско-правовой договор с конкретным исполнителем-физлицом, то в подписи должность не указывается (как в Примере 12). Во избежание лишних переделок документов данный момент важно сразу согласовать с архивом, который будет принимать ваши документы!

Как и когда сдают документы в архив

Но просто собрать бумаги в стопку и отвезти их в Архив нельзя: перед сдачей документы обязательно нужно подготовить.

Как это происходит:

• документы разделяются по отдельным папкам, учитывая сроки их хранения;
• каждая папка (дело) не должна содержать более 250 листов;
• при формировании папок используют те же обозначения, что применялись в период работы ООО;
• документы подшиваются в папку в единственном экземпляре – никакие копии не нужны;
• бумаги нужно складывать в хронологическом порядке.

Для того, чтобы архив принял на хранение документацию ООО после ликвидации, бумаги должны быть только в «правильном» виде, а именно:

• пронумерованы;
• подшиты;
• структурированы (разложены в хронологическом порядке, учтены сроки хранения);
• иметь внутреннюю опись.

Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО

Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:

1. Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.
2. Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
3. Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.

Где хранятся документы после ликвидации ООО

Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:

1. В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
2. В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.

Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:

1. Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
2. Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.

Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:

• обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
• упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
• проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.

При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.

Архивное хранение документов в организации

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в последнем документе практическую пользу представляет статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами».

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Мы гарантируем передачу документов на хранение при ликвидации.

«Архивный Сервис» оказывает услуги по передаче документов ликвидирующихся организации на государственное хранение. В соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» № 127- ФЗ от 26.10.2002 г., Федеральным законом № 40 -ФЗ «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125- ФЗ от 22.10.2004 г. при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, архивные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Передача документов на хранение при ликвидации организации должна производится в упорядоченном виде согласно всем установленным архивным стандартам и правилам. ООО «Архивный Сервис» проводит архивные работы по научно-технической обработке документов, с последующий передачей в архив. Практика показывает, что вовремя проведенные архивные работы, позволяют значительно сэкономить деньги в организации.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

1. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Постановление Правительства 1137 (устанавливает порядок использования документов плательщиками НДС).

Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.

Бухгалтерские документы

Смотрим п. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• аудиторские заключения;
• документы учетной политики;
• стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Чего брать с собой нельзя

Под запрет попадает все, что несет в себе потенциальную угрозу экспонатам. Кроме упомянутых уже ручек, не стоит брать с собой:

1. Еду и воду. Если долго без подпитки продержаться не можете, возьмите, но ни в коем случае не ешьте и не пейте в читальном зале. Сделайте перерыв, выйдите и устройте перекус на безопасном для документов расстоянии.
2. Косметику. Как бы ни хотелось поправит макияж перед выходом на улицу после дня, проведенного в архиве, – забудьте. Любое средство – потенциальный уничтожитель старых документов.
3. Телефон. В читальном зале принято соблюдать тишину. Ваши разговоры и звуки, издаваемые гаджетами, помешают другим сосредоточиться.

Под большим вопросом – фотоаппаратура. С одной стороны, хочется заснять все документы, чтобы потом в спокойной обстановке с ними ознакомиться. С другой – мала вероятность, что вам это позволят. Хотя имеет смысл созвониться с сотрудниками архива заранее и уточнить, можно ли фотографировать документы.

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
   • личные дела;
   • сведения о времени работы;
   • зарплатные ведомости и т. д.
2. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
   • бухгалтерская первичная документация;
   • акты выполнения работ;
   • приемо-передаточные акты и т. д.;
   • договора;
   • соглашения и т. д.
3. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
   • бухгалтерской отчетности;
   • оформленных первичных документов.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Во-вторых, перед началом всякой ликвидации необходимо ознакомиться не только с частным вопросом передачи документов на архивное хранение, но и с общей процедурой ликвидации юридического лица. Она определяется статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В-третьих, помимо указанных выше законов обществу с ограниченной ответственностью придется обратиться к положениям статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В-четвертых, если процесс ликвидации происходит в акционерном обществе, то для решения вопроса об обеспечении сохранности документов нужно изучить Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации фирмы?

Возникает вопрос: а где именно хранить документы, если фирма, их использовавшая, ликвидируется?

Документы, задействовавшиеся в хозяйственной деятельности фирмы, могут передаваться после ее ликвидации на хранение:

• В вышестоящую организацию (если она имеется и продолжает вести свою деятельность).

В этом случае порядок передачи документов ликвидируемого ООО на хранение устанавливается в рамках частных договоренностей между двумя структурами.

• В архив муниципалитета или государственный архив.

В этом случае между ответственными лицами ликвидируемого ООО (либо иными, которые имеют установленные правомочия) и архивной организацией заключается договор (как правило, на коммерческой основе) на обеспечение хранения документов.

Практические действия по подготовке документов ликвидируемого ООО в вышестоящую структуру либо в архив могут осуществлять:

1. При добровольной ликвидации организации — ее ответственные сотрудники (например, специалисты кадровой службы), директор, учредители.
2. При ликвидации компании в порядке банкротства — конкурсная комиссия, назначенная в рамках ликвидации организации.

К главным задачам ответственных лиц в части обеспечения сохранности документов можно отнести:

• обеспечение целостности, комплектности документации, передаваемой в архив;
• упорядочение документов (по отмеченным выше категориям и иным при необходимости);
• проведение юридических процедур в рамках передачи документации в вышестоящую организацию либо в архив.

Какие документы нужно передавать на хранение

В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально обоснованным с точки зрения закона.

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Куда передавать архивные документы

Схема передачи документов при ликвидации компании выглядит просто. Если есть компания, являющаяся ее правопреемником, то документы должны быть переданы в ее добрые руки (см. п. 9.7 Основных правил работы архивов организаций). Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все ваше бумажное наследство. Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются «на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив» (см. п. 9.7.2 там же). К сожалению, о таких центрах знают не многие, да и созданы они лишь в некоторых регионах страны. К примеру, на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 г. № 81 «О создании архивов административных округов» в столице действуют архивные центры, на которые возложены функции по хранению архивных документов московских организаций. Если в вашем субъекте такие центры пока не появились (что наиболее вероятно), вам придется обратиться в государственный или муниципальный архив.

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.

Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.

Внимание! Если ваша организация является источником государственного комплектования государственных и муниципальных архивов, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется. Как правило, все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе. Для того чтобы выяснить, является ли ваша компания источником комплектования госархива (обычно это крупные ведомственные предприятия), нужно обратиться в соответствующий орган управления архивным делом.

Похожие записи:

• Взятка: понятие, виды и размеры. Ответственность за дачу взятки
• Вступление в наследство на квартиру
• Как получить льготную пенсию: инструкция