Отказное письмо — виды и способы оформления

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отказное письмо — виды и способы оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Многие товары допускаются к продаже только при наличии сертификата или декларации о соответствии стандартам. Тем самым производитель удостоверяет, что продукция не опасна для здоровья людей, животных, не способна причинить вред окружающей среде, имуществу. Есть единый перечень таких товаров, утвержденный Постановлением Правительства РФ.

Срок действия документа

Для отказных писем не предусмотрен срок действия, документ можно считать бессрочным. Но стоит помнить о возможных изменениях в законодательстве. Требования к сертификации продукции регулярно пересматривают. Сегодня ваш товар отсутствует в перечнях, но это не значит, что так будет всегда. Возможно, в следующем году на него потребуется оформлять сертификат или декларацию. В этом случае отказное письмо станет недействительным.

Перечни товаров, сертифицируемых в обязательном порядке, обновляются каждый год. Чтобы избежать недоразумений, советуем следить за изменениями.

Если вы продаете не только на маркетплейсе, но и в своем онлайн-магазине, попробуйте сквозную аналитику для электронной коммерции. Отслеживайте конверсию в покупку, какие категории товаров чаще покупают, какая реклама убыточна, анализируйте спрос и грамотно распределяйте рекламный бюджет.

Составление отказного письма

На сегодняшний день отказное письмо не имеет унифицированного образца, так что составляться оно может в произвольной форме, исходя из того, как видит данный документ аккредитованная организация, которая его выдаёт. Главное, чтобы бланк по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства и правилам делового документооборота.

Кроме того, следует иметь в виду, что в бланке отказного письма должны содержаться и некоторые обязательные сведения. В частности, к ним относятся:

• наименование организации, выдающей документ, ее контактные данные;
• название компании, которой он требуется;
• исходящий номер письма и дата составления;
• суть послания, а именно информация о том, что в отношении названного в запросе от предприятия продукции или товара не применяется сертификация и декларирование.

Системы, в которых выдается документ

Различные виды писем подтверждают отсутствие необходимости в:

1. Сертификате и декларации в системах ГОСТ Р и ТР ТС.
2. Сертификате и декларации пожарной безопасности.
3. Свидетельство государственной регистрации Таможенного союза.
4. Регистрационного удостоверения Минздрава.
5. Фитосанитарного сертификата.

По месту предъявления:

1. Для таможенных органов. Необходимость в этом виде основывается на наличии двух систем классификации (ОКПД2 и ТН ВЭД), что может привести к проблематичности определения товара.
2. Для торговли. Покупатель или проверяющие организации могут потребовать предоставление разрешения.

По выдавшему органу:

1. Орган по сертификации. Сюда обращаются для заказа отказных (информационных), необходимых для предъявления при распространении.
2. ВНИИС. Стоимость будет значительно дороже, но “авторитет” документа существенно выше. Имеет дополнительную защиту от подделки в виде голографического знака. Веское доказательство, которое актуально при прохождении таможни. Мнение ВНИИС — истина в последней инстанции.

Разъяснительное Отказное письмо ГОСТ Р

Оформляется на обычном листе бумаги формата А4. В отличие от сертификата ГОСТ Р или декларации о соответствии оно может содержать любое количество наименований товаров, если по всем пунктам в качестве заявителя указано одно лицо.

Письмо, как правило, имеет срок действия один год. И этот срок должен быть указан в самом отказном письме ГОСТ Р. При отсутствии даты окончания в тексте оно является действующим до внесения изменений в законодательство, связанное с перечнем продукции, обязательной для оценки соответствия в системе государственной сертификации ГОСТ Р. Данные списки корректируются ежегодно в соответствии с требованием Федерального Закона «О техническом регулировании».

Корректировка продукции, подлежащей оценке соответствия в системе ГОСТ Р , т.е. перечней ПП № 982 производится по разным причинам. Это может быть связано с либерализацией технического регулирования и отменой контроля продукции со стороны государства, введение других способов государственного надзора за объектами технического регулирования, вместо сертификации товаров, либо введение Технических регламентов, на основе которых проводится регулирование и сертификация товаров, включенных в перечень самого регламента.

Сертификация на подтверждение соответствия требованиям Технического регламента чаще всего проводится в рамках системы обязательной государственной сертификации ГОСТ Р, в одной из ее подсистем. Важным при оформлении письма отказного ГОСТ Р является анализ продукции, входящей в списки всех действующих на территории РФ Технических регламентов.

Рекомендуется в случае возникновения необходимости, оформлять Отказное письмо ГОСТ Р в органах сертификации, имеющих аккредитацию в Росстандарте. Т.к. существуют свои нюансы при определении, требуется ли для данной продукции письмо Отказное ГОСТ Р (т.е. требует ли российское законодательство, оформления сертификата соответствия или декларации о соответствии).

С вводом на территории РФ законодательства Таможенного Союза отпала необходимость обязательного предоставления при таможенной очистке Отказного письма ГОСТ Р, т.е. письма отказные ГОСТ Р для таможни упразднены. Но по-прежнему являются актуальными письма отказные ГОСТ Р для торговли. Они не предоставляют права их обладателю в проведении каких-либо действий с получением данного письма (как письма отказные ГОСТ Р предоставляли возможность перемещения грузов через границу РФ).

Письмо только информирует лицо, для которого оно оформляется, о требованиях закона в рамках обязательной оценки соответствия в системе ГОСТ Р касательно продукции, указанной в самом письме.

Преимущества наличия документа

• Разъяснительное (отказное) письмо дает возможность предотвратить возникновение проблем, которые могут отрицательно сказаться на размере прибыли организации (длительное ожидание, связанное с возникновением вопросов у органов таможенного контроля, задержки поставок вследствие временных затрат на выяснение необходимости сертификации товара);
• Существенно увеличивает вероятность победы в тендерных закупках;
• Минимизирует затраты организации. Стоимость оформления отказного письма не сопоставима с теми расходами, которые могут возникнуть вследствие его отсутствия.

Как получить такой документ?

Для получения отказного письма на продукцию изготовитель или распространитель товара должен обратиться в соответствующую организацию по сертификации:

• Территориальное управление Росстандарта (Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии)
• Аккредитованную Федеральной службой Росаккредитации организацию по сертификации

Подготовить заключение (отказное письмо) о принадлежности продукции к объектам обязательной сертификации или декларирования в спорных ситуациях с таможенными, судебными, надзорными контролирующими органами могут и другие компетентные структуры, такие как:

• ВНИИС (Всероссийским Научным Исследовательским Институтом Сертификации)
• ВНИИМАШ (Всероссийский научно исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении)
• Роспотребнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека).

Как правильно составить претензию на некачественный товар?

Что включает в себя письмо-претензия к поставщику?

1. Информация об адресате (должность и ФИО директора организации, наименование юридического лица, его адрес).
2. Информация об отправителе (для организации указывается название и адрес, индивидуальный предприниматель пишет ФИО и адрес регистрации).
3. Название документа.
4. Подробности заключения сделки, описание взятых обязательств.
5. Детальная характеристика полученной продукции с указанием на обнаруженные нарушения договора поставки.
6. Конкретные требования заявителя. Он вправе потребовать заменить товар на продукцию надлежащего качества, вернуть уплаченные средства, снизить стоимость и так далее.
7. Срок выполнения требований покупателя.
8. Последствия невыполнения заявленных требований.
9. Перечень приложенных документов.
10. Дата и подпись.

На какие законодательные акты можно сослаться

В тексте приветствуются ссылки на законодательные акты. Все условия и требования должны быть переданы ясно, чтобы исключить неверное толкование.

Покупатель при составлении документа может воспользоваться следующими ссылками:

1. Статья 475 ГК РФ позволяет клиенту, который не был предупрежден о недостатках продукции, требовать уменьшения его стоимости, возмещения затрат на устранение неисправностей, замены товара, возврата средств (в зависимости от степени повреждения).
2. Статья 518 ГК РФ поясняет, что, если поставщик, уведомленный о несоответствии качества товара, не произвел немедленную замену, покупатель может предъявить ему требования, оговоренные статьей 475 ГК РФ.
3. Статья 523 ГК РФ устанавливает право покупателя на односторонний отказ от выполнения условий договора поставки в случае существенного нарушения соглашения второй стороной.

Кто вправе получить ОП

Получить ОП вправе любой заявитель, обладающий правом распоряжения продукцией: в этой роли обычно выступает продавец, изготовитель или уполномоченное лицо соответствующего субъекта. При обращении в сертификационный центр потребуется предоставить бумаги, подтверждающие права заявителя.

Как подать заявку на ОП

Порядок получения письма несложен. Изготовителю или продавцу продукции следует связаться со специалистами аккредитованной организации и подготовить заявку. В ней обычно указываются:

При необходимости сотрудники сертификационного центра запросят у заявителя дополнительные данные и подтверждающую документацию. После получения заявки, документов и внесения оплаты, предприниматель, заключивший договор, в короткие сроки получит готовое отказное письмо, которое предоставляется по требованию контролирующих органов или по запросу покупателей, интересующихся, как проверить на подлинность нужный товар. То, через сколько дней выдается готовый документ, зависит от вида продукции и ее количества, но, как правило, это достаточно небольшой срок — опытный эксперт, который точно знает, как написать нужный текст, подготовит его за один рабочий день.

Обязательно ли получать ОП

В отличие от сертификационной документации, отказное письмо не является обязательным документом для всех видов товаров. Но оно существенно упрощает процесс взаимодействия с контролирующими органами или увеличить шансы потенциального поставщика на заключение крупного контракта. Это позволяет покупателю продукции быть уверенным в том, что продавец или производитель не пренебрег обязательной процедурой оформления документов на продукт, отсутствие которых в дальнейшем вызывает проблемы при его эксплуатации.

Кто выдает отказное письмо

Такое письменное разъяснение выдается уполномоченными Органами по сертификации на проведение работ по подтверждению соответствия Техническим регламентам и в отношении продукции, подтверждение безопасности которой регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от 01.12.2009 г. № 982 и Решением Комиссии Таможенного союза от 07.04.2011 г. № 620.

Отказное письмо может быть выдано Органом по сертификации исходя из положения о порядке ввоза на таможенную территорию Таможенного союза продукции (товаров), в отношении которой устанавливаются обязательные требования в рамках Таможенного союза» (Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. № 294).

В области аккредитации Органа по сертификации должна присутствует продукция, на которую отказное письмо запрашивается. Орган по сертификации даёт разъяснения в ответ на полученное официальное обращение от фирм, индивидуальных предпринимателей, таможенных организаций, органов исполнительной и судебной власти.

Отказное письмо содержит наименование продукции, идентификационные признаки, и может содержать коды ОКПД 2 или код ТН ВЭД и при необходимости другую техническую информацию.

Отказное (разъяснительное) письмо: виды и цели получения

Продукция любого предприятия или компании может либо подлежать обязательной сертификации или декларирования либо же нет. Однако в ряде случаев надзорные (контролирующие) инстанции могут затребовать на заявленную продукцию документы, подтверждающие её соответствие действующим требованиям определённых нормативов. К числу данных документов относят декларации, сертификаты и заключения. Поэтому основной целью существования и получения отказного письма является полное опровержение необходимости наличия подобных подтверждений.

от 2 000 р. Стоимость оформления
отказного пиьсма

Данный разъяснительный документ способен устранить возможные формальные препятствия, возникающие при свободном обращении продукции на потребительских рынках

Отказное письмо является официальным разъяснительным документом, который опровергает принадлежность продукции к группе товаров, подлежащих проверке соответствия на обязательной основе. По своей сути отказное (разъяснительное) письмо не может быть доказательством качества товара, поэтому для увеличения его конкурентоспособности при реализации значительно лучше иметь добровольный сертификат соответствия.

Данный разъяснительный документ способен устранить возможные формальные препятствия, возникающие при свободном обращении продукции на потребительских рынках, а в некоторых случаях может избавить заинтересованных лиц от дорогостоящих, а иногда и длительных и необязательных процедур подтверждения качества.

Нормами и законами технического регулирования определяется список (перечень) продукции и товаров, которые подлежат ввозу на таможенную российскую территорию, минуя процедуры оценки соответствия утвержденным и действующим стандартам качества.

Как было отмечено в начале статьи, документ носит разъяснительный характер. Следовательно, его оформление не является обязательным условием для организации.

Если продукция не нуждается в обязательной сертификации или декларировании, то и на таможне не должно возникнуть никаких проблем. Таможенные органы не станут требовать регламентирующие бумаги.

Представители бизнеса по своей инициативе могут получить письмо. Легче показать надзорным органам и покупателям официальную бумагу, чем устно ссылаться на нормы закона. В результате экономится значительное количество времени и сил.

Так как иметь отказное письмо – не обязанность, а право, то никто не может требовать его у организации. Однако, если такое условие прописано в договоре между сторонами, его необходимо соблюсти, чтобы в дальнейшем не возникало разногласий.

В законодательстве нет утвержденного образца отказного письма. Оно составляется в свободной форме, характерной для каждого аккредитованного ведомства. Важно только чтобы бланк не расходился с нормами делопроизводства и делового документооборота.

Однако есть и обязательные пункты, которые должны быть отражены в письме:

• наименование инстанции, выдающей бланк, ее контакты;
• название организации-соискателя;
• исходящий номер письма и дата оформления;
• текст, в котором говорится, что в отношении указанного в заявлении товара не применяется сертификация и декларирование.

Важный момент! Держателем отказного письма может быть только одно юридическое лицо.

В одном документе можно указать любой список товара.

После оформления документ должен быть занесен в регистрационный журнал ведомства, которое его выдало.

Название «Отказное письмо» может не использоваться аккредитованным органом. Вместо него бланк может носить названия «Справка», «Информационное письмо», «Разъяснение»

Направить бланк получателю можно несколькими способами:

• лично в руки (при посещении Органа по сертификации лично соискателем);
• по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• через курьерскую службу.

Как выглядит отказное письмо на продукцию

Для отказного письма нет утвержденного формата. Обычно его распечатывают на фирменном бланке сертификационного центра, заверяют печатью и подписью эксперта.

Текст составляют в произвольной форме, но в нем должны быть указаны обязательные сведения:

• название и реквизиты организации, выдавшей документ;
• название компании-заказчика;
• исходящий номер письма и дата его составления;
• наименование продукции, код ОКП или ТН ВЭД;
• информация о том, что для указанной продукции не требуется сертификация и декларирование, со ссылками на законодательство и регламенты;
• срок действия документа.

В один документ можно включить любой список продукции, но его держателем может быть только одна организация или индивидуальный предприниматель.

Отказное письмо действует бессрочно, пока не изменятся нормативные акты и регламенты, на основании которых оно составлено. Перечни товаров, подлежащих декларированию и сертификации, обновляются ежегодно, поэтому раз в год продавцу нужно перепроверять, не изменились ли требования к сертификации его продукции.

Похожие записи:

• С 1 марта 2021 года вступает силу Приказ Минздрава от 11.12.2020 г. № 1317н
• Выплаты на 4 ребенка от государства – кому положены и какая сумма выплат
• На что могут рассчитывать инвалиды военной травмы в 2023 г.